Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez określony czas – a po jego upływie podlegają zniszczeniu. Ale uwaga: sposób, w jaki je niszczymy, ma ogromne znaczenie. Chodzi nie tylko o ochronę danych wrażliwych, ale również o zgodność z przepisami prawa. Jak więc przeprowadzić ten proces w pełni bezpiecznie, profesjonalnie i zgodnie z regulacjami? Odpowiadamy.

Niszczenie dokumentów księgowych – po ilu latach jest możliwe? 

Jeśli chodzi o dokumentację księgową okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe i dowody księgowe należy przechowywać przez minimum 5 lat – licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. W przypadku dokumentacji kadrowej czy podatkowej czas ten może być znacznie dłuższy – nawet do 50 lat.

Po upływie ustawowego okresu przechowywania można przejść do ich trwałego i bezpiecznego usunięcia. Jednak kluczowe jest, by odbyło się to w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści – zwłaszcza w kontekście danych osobowych i finansowych.

Niszczenie dokumentów księgowych – przepisy

Dokumentacja księgowa to nie tylko faktury czy zestawienia sald. Mówimy także o rejestrach VAT, wyciągach bankowych, umowach, sprawozdaniach finansowych i wszelkich dowodach księgowych. Ze względu na zawarte w nich informacje – jak PESEL-e, NIP-y, numery kont bankowych, dane kontrahentów i pracowników – niszczenie tych dokumentów musi być przeprowadzone zgodnie z RODO oraz krajowymi przepisami o rachunkowości. Przede wszystkim, dokumenty nie mogą trafić do zwykłego kosza, ani być tylko „podarte”. Zgodnie z normą DIN 66399, zaleca się ich niszczenie mechaniczne na drobne fragmenty, przy użyciu urządzeń lub technologii uniemożliwiających odtworzenie.

Czy warto niszczyć dokumenty samodzielnie?

Na pierwszy rzut oka niszczenie dokumentów w firmie może wydawać się prostym zadaniem – wystarczy niszczarka biurowa, pracownik i trochę czasu. Niestety, praktyka pokazuje, że to podejście często niesie ze sobą ryzyko:

• Niedostateczny poziom zniszczenia – wiele niszczarek biurowych nie spełnia norm bezpieczeństwa.
• Brak dokumentacji zniszczenia – może być problematyczny w razie kontroli.
• Ujawnienie danych – przypadkowe lub celowe wyniesienie dokumentów, które trafiły do odpadów.

Dlatego warto powierzyć ten proces profesjonalnej firmie, która zadba o każdy etap: od odbioru dokumentów, przez bezpieczny transport, aż po ich fizyczne i zgodne z przepisami zniszczenie.

Co oferuje profesjonalna firma zajmująca się niszczeniem?

Zewnętrzne firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów księgowych oferują kompleksową obsługę – również dla małych firm i biur rachunkowych. Kluczowe elementy takiej usługi to:

• Niszczenie dokumentów z zachowaniem norm bezpieczeństwa (np. DIN 66399).
• Dokument potwierdzający zniszczenie – dowód zgodności z przepisami.
• Poufność i ochrona danych – każdy pracownik firmy podpisuje klauzulę poufności.
• Odbiór dokumentów z siedziby klienta – bez konieczności samodzielnego transportu.

Zleć niszczenie dokumentów fachowcom

Zgodność z przepisami, bezpieczeństwo danych, wygoda i oszczędność czasu – to wszystko zyskasz, powierzając niszczenie dokumentów księgowych profesjonalistom. Jeśli zależy Ci na rzetelnej i sprawdzonej obsłudze, skorzystaj z oferty dostępnej na https://niszczenie-dokumentacji.pl/ – zaufanej platformy z usługami dla firm z całej Polski. Dbaj o swoją dokumentację do końca – bezpiecznie i profesjonalnie.