Rejestracja firmy w wirtualnym biurze, choć jest legalna, budzi sporo pytań, szczególnie w kontekście zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Wielu przedsiębiorców, przede wszystkim freelancerów pracujących zdalnie, zastanawia się, czy mogą korzystać z usług wirtualnego biura i zarejestrować działalność pod wirtualnym adresem? Czy wirtualna siedziba spełnia wymagania urzędów? Odpowiedź brzmi: TAK. Warunkiem jest spełnienie konkretnych wymogów prawnych.

Brak zakazu – polskie prawo dopuszcza wirtualne siedziby

Polskie prawo nie zabrania korzystania z usług wirtualnego biura. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej dopuszcza taką możliwość, aby siedziba firmy znajdowała się adresem, w którym przedsiębiorca nie prowadzi fizycznie działalności „pod warunkiem funkcjonowania prawidłowej obsługi korespondencji i dostępności dla urzędów”. Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) oraz CEIDG także dopuszczają takie rozwiązanie.

Orzecznictwo – wyroki potwierdzają legalność

Osoby, które mają wątpliwości, powinny zapoznać się z wyrokami Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2014 r. (np. sygn. II FSK 3549/13), które potwierdzają, że prowadzenie działalności gospodarczej, której adres zarejestrowany jest w wirtualnym biurze, jest legalne, szczególnie uwzględniając realia pracy zdalnej i cyfrowej gospodarki.

Kiedy urzędy mogą zakwestionować adres?

Urząd Skarbowy czy ZUS mogą zażądać wyjaśnień, jeśli:

• przedsiębiorca jest niedostępny pod adresem i nie odbiera korespondencji,
• świadczenie usług nie odpowiada treści umowy z wirtualnym biurem,
• działanie ma na celu oszukańcze pozory działalności – np. fikcyjna działalność bez realnej obsługi.

W praktyce urzędy bywają bardziej czujne wobec firm z wirtualnym adresem – szczególnie z branż uznawanych za ryzykowne (paliwowa, złomowa, finansowa).

Główne wymogi dla legalności wirtualnej siedziby:

• Formalna umowa najmu/podnajem z dostawcą – jasno określająca korzystanie z adresu firmy.
• Rzeczywisty odbiór korespondencji i ewentualna jej dystrybucja – skanowanie, powiadomienia, przekierowanie do przedsiębiorcy.
• Możliwość dopuszczenia organów administracyjnych do wskazanego adresu – dla celów kontroli, w godzinach działania biura.
• Zgodność z przepisami AML – dostawca musi być zarejestrowany i stosować procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy (zgodnie z Ustawą AML od 2021 r.).

Co warto wiedzieć – VAT i adres siedziby

Istnieją przypadki, gdy Urząd Skarbowy odmawia rejestracji VAT firmie z wirtualnym adresem, jeśli uważa, że przedsiębiorca nie istnieje faktycznie pod podanym adresem. Jednak są to wyjątki, które zazwyczaj wynikają z braku kontaktu lub działania „na zmyłkę”.

Wady i ryzyka

• Podwyższone ryzyko kontroli – urzędy częściej sprawdzają firmy z wirtualnym adresem.
• Problemy przy rejestracji VAT – jeśli nie udowodnisz faktycznej obsługi biura.
• Obowiązek zachowania dokumentacji i fizycznego dostępu do przestrzeni (np. archiwum) – tak, aby urząd mógł się skontaktować.

Podsumowanie – lista kluczowych warunków:

• Umowa najmu/podnajmu adresu siedziby
• Obsługa korespondencji (otrzymywanie i informowanie o korespondencji, którą dostarczono na adres siedziby)
• Możliwość udostępnienia adresu urzędom kontrolnym
• Rejestracja dostawcy usługi zgodnie z Ustawą AML

Czy prowadzenie firmy z wirtualnym biurem jest zgodne z prawem? – podsumowanie

Wirtualne biuro w Poznaniu, Warszawie czy Gdańsku jest w pełni legalne, pod warunkiem spełnienia warunków: umowy, obsługi korespondencji, dostępności dla urzędów i zgodności z przepisami AML. Orzecznictwo i praktyka potwierdzają, że to nowoczesna, bezpieczna forma rejestracji firmy – szczególnie przy działalności zdalnej czy dla startupów. Kluczowe jest jednak wybranie rzetelnego dostawcy, jakim jest BiuroSpółki.pl i utrzymanie profesjonalnego standardu usług.