Kontrola celno-skarbowa stanowi jedno z najważniejszych narzędzi Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych oraz przestrzegania przepisów prawa celnego. W ostatnich latach obserwujemy znaczące rozszerzenie uprawnień kontrolnych organów skarbowych, co sprawia, że coraz więcej przedsiębiorców staje w obliczu kompleksowych postępowań kontrolnych. Zrozumienie istoty tej procedury, zakresu uprawnień funkcjonariuszy oraz praw przysługujących kontrolowanym podmiotom ma kluczowe znaczenie dla prawidłowej ochrony interesów prawnych i majątkowych podatników.

Przeprowadzenie kontroli celno-skarbowej może budzić uzasadnione obawy przedsiębiorców, szczególnie w kontekście daleko idących uprawnień funkcjonariuszy oraz potencjalnych konsekwencji ujawnionych nieprawidłowości. Organy Krajowej Administracji Skarbowej dysponują szerokim instrumentarium środków kontrolnych, począwszy od żądania dokumentacji, przez przeprowadzanie oględzin i przeszukań, aż po zabezpieczanie dowodów. Znajomość procedury oraz granic prawnych działania organów kontroli jest niezbędna do efektywnej obrony praw podatnika.

W niniejszym opracowaniu przedstawione zostaną kluczowe aspekty prawne kontroli celno-skarbowej, obejmujące podstawy prawne jej przeprowadzenia, zakres dopuszczalnych czynności kontrolnych, prawa i obowiązki kontrolowanych podmiotów oraz możliwości obrony prawnej. Analiza oparta zostanie na aktualnych przepisach ustawy oraz praktyce stosowania prawa przez administrację skarbową, co pozwoli na przedstawienie kompleksowego i praktycznego przewodnika po tej skomplikowanej materii.

Czym jest kontrola celno-skarbowa i jaki jest jej zakres?

Kontrola celno-skarbowa stanowi szczególny rodzaj postępowania administracyjnego prowadzonego przez organy Krajowej Administracji Skarbowej, mający na celu sprawdzenie prawidłowości wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz przepisów celnych. Zgodnie z przepisami ustawy, zakres kontroli celno-skarbowej obejmuje zarówno przestrzeganie przepisów podatkowych, jak i regulacji związanych z przywozem i wywozem towarów, w szczególności w obrocie między obszarem celnym Unii Europejskiej a krajami trzecimi.

Przedmiotem kontroli może być weryfikacja prawidłowości prowadzenia lub przechowywania ksiąg podatkowych, dokumentacji związanej z obrotem towarowym, rozliczeń podatku VAT, akcyzy oraz innych należności publicznoprawnych. Kontrola celno-skarbowa w Polsce obejmuje także sprawdzanie przestrzegania przepisów dotyczących terytorium Rzeczypospolitej Polskiej towarów podlegających ograniczeniom lub zakazom, co ma szczególne znaczenie w kontekście zwalczania nielegalnego obrotu.

Zakres kontroli celno-skarbowej został precyzyjnie określony w ustawie z dnia 16 listopada 2016 roku o Krajowej Administracji Skarbowej. Czynności kontrolne mogą objąć różnorodne aspekty działalności gospodarczej kontrolowanego podmiotu, przy czym zasadniczym celem jest ustalenie stanu faktycznego i prawnego w zakresie objętym kontrolą. Warto podkreślić, że kontrola ta różni się zasadniczo od kontroli podatkowej, choć oba rodzaje postępowań mają na celu weryfikację prawidłowości rozliczeń z budżetem państwa.

Kto może przeprowadzić kontrolę celno-skarbową?

Uprawnienie do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej przysługuje organom Krajowej Administracji Skarbowej, w szczególności naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, działającym na podstawie ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Czynności kontrolne wykonują w jego imieniu funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej oraz upoważnieni pracownicy Krajowej Administracji Skarbowej, działający na podstawie upoważnienia wydanego przez właściwy organ, tj. naczelnika urzędu celno-skarbowego lub dyrektora izby administracji skarbowej. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej stanowi podstawowy dokument legitymizujący działania kontrolne i musi spełniać określone wymogi formalne przewidziane przepisami ustawy.

Osoby wykonujące czynności kontrolne – w szczególności funkcjonariusze celno-skarbowi – przed przystąpieniem do czynności kontrolnych zobowiązane są do okazania legitymacji służbowej oraz przedłożenia upoważnienia. Dokumenty te powinny zostać dokładnie sprawdzone przez kontrolowany podmiot, gdyż brak prawidłowego upoważnienia może skutkować zakwestionowaniem całej procedury kontrolnej. Przepisy przewidują ścisłe wymogi co do treści upoważnienia, które musi określać zakres kontroli, oznaczenie kontrolowanego podmiotu oraz podstawę prawną działania organu.

Jakie są podstawy prawne wszczęcia kontroli celno-skarbowej?

Wszczęcie kontroli celno-skarbowej następuje na podstawie przepisów zawartych w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej oraz przepisów szczególnych regulujących poszczególne obszary prawa podatkowego i celnego. Organy kontrolne nie wymagają zgody kontrolowanego podmiotu na przeprowadzenie kontroli, jednakże muszą dysponować odpowiednią podstawą prawną oraz przestrzegać określonych procedur.

Wszczęcie kontroli celno-skarbowej następuje z chwilą doręczenia kontrolowanemu podmiotowi upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej. Moment ten ma kluczowe znaczenie procesowe, gdyż od tego dnia kontrolowany ma prawo realizować przysługujące mu uprawnienia, w tym prawo do składania wyjaśnień, zgłaszania wniosków dowodowych oraz żądania udzielenia wyjaśnień przez organ. Przepisy ustawy przewidują także możliwość wszczęcia kontroli w trybie niezapowiedzianym, co ma szczególne zastosowanie w sytuacjach uzasadniających obawy o bezpieczeństwo dowodów lub gdy specyfika kontrolowanych czynności tego wymaga.

Podstawą wszczęcia kontroli celno-skarbowej może być analiza ryzyka przeprowadzona przez administrację skarbową, zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, a także realizacja planów kontrolnych opracowywanych przez organy Krajowej Administracji Skarbowej. Istotne jest, że kontrola może zostać wszczęta również w następstwie złożenia przez podatnika korekty deklaracji, jeżeli organ uzna, że zachodzi potrzeba weryfikacji prawidłowości dokonanych korekt.

Jakie czynności kontrolne mogą być przeprowadzone podczas kontroli?

W ramach kontroli celno-skarbowej funkcjonariusze są uprawnieni do wykonywania szeregu czynności kontrolnych określonych w przepisach ustawy. Do podstawowych uprawnień należy żądanie od kontrolowanego podmiotu przedstawienia dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, w tym ksiąg podatkowych, faktur, umów, korespondencji handlowej oraz wszelkich innych dokumentów mających znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego.

Czynności podlegających kontroli mogą obejmować także przeprowadzanie oględzin pomieszczeń służących prowadzeniu działalności gospodarczej, magazynów, środków transportu oraz towarów. Funkcjonariusze celno-skarbowi dysponują także uprawnieniem do zatrzymywania pojazdów i wykonywania innych czynności z zakresu kontroli drogowej, co ma szczególne znaczenie przy weryfikacji legalności przewozu towarów. Warto jednak podkreślić, że co do zasady czynności kontrolne prowadzone są w miejscach związanych z działalnością gospodarczą, jednak ustawa dopuszcza wykonywanie czynności – w tym przeszukania – również w lokalach mieszkalnych, jeżeli lokal ten ma związek z działalnością kontrolowanego lub przechowywane są w nim towary bądź dokumenty istotne dla ustaleń kontroli, przy zachowaniu ustawowych gwarancji procesowych.

W czasie kontroli celno-skarbowej organy mogą także przesłuchiwać kontrolowany podmiot oraz inne osoby mogące posiadać informacje istotne dla ustaleń kontrolnych, zabezpieczać dowody, pobierać próbki towarów, a także korzystać z pomocy biegłych i specjalistów. Wszystkie czynności kontrolne muszą być dokumentowane w przewidzianych przepisami protokołach oraz innych dokumentach urzędowych, z których najważniejszym – w zależności od rodzaju i zakresu kontroli – jest wynik kontroli albo protokół kontroli, stanowiące podstawowy dowód z przeprowadzonego postępowania kontrolnego.

Jakie prawa przysługują kontrolowanemu podmiotowi?

Kontrolowany podmiot dysponuje szerokim katalogiem uprawnień, które mają na celu zapewnienie prawidłowości procedury i ochronę jego interesów prawnych. Przede wszystkim kontrolowany ma prawo żądać okazania legitymacji służbowej przez funkcjonariuszy celno-skarbowych oraz przedstawienia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Weryfikacja tych dokumentów powinna nastąpić jeszcze przed przystąpieniem do jakichkolwiek czynności kontrolnych.

Kontrolowany podmiot ma prawo do składania wyjaśnień, zgłaszania wniosków dowodowych, wnoszenia uwag i zastrzeżeń do protokołu kontroli, a także przedstawiania pisemnego stanowiska wobec ustaleń zawartych w wyniku kontroli. Istotnym uprawnieniem jest również możliwość korzystania z pomocy pełnomocnika lub doradcy, w szczególności radcy prawnego lub adwokata specjalizującego się w prawie podatkowym i celnym. W praktyce skorzystanie z profesjonalnej pomocy prawnej może okazać się kluczowe dla prawidłowej ochrony praw kontrolowanego.

W sytuacjach budzących wątpliwości co do prawidłowości przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej, warto rozważyć skorzystanie z usług specjalistów w zakresie prawa podatkowego. Kancelaria prawna Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni oferuje kompleksową obsługę prawną podmiotów objętych kontrolą celno-skarbową, w tym reprezentację w toku postępowania kontrolnego oraz pomoc w kwestionowaniu nieprawidłowych ustaleń organów. Doświadczenie profesjonalistów pozwala na skuteczną obronę interesów klienta oraz minimalizację ryzyka niekorzystnych rozstrzygnięć.

Jak długo może trwać procedura kontroli celno-skarbowej?

Przepisy ustawy określają maksymalne terminy trwania kontroli celno-skarbowej, które mają na celu zapewnienie efektywności postępowania oraz ochronę kontrolowanego podmiotu przed nadmiernie długotrwałą ingerencją organów. Co do zasady, kontrola celno-skarbowa nie powinna trwać dłużej niż wynika to z rzeczywistych potrzeb i specyfiki kontrolowanych zagadnień.

Ustawa przewiduje, że kontrola celno-skarbowa u przedsiębiorcy powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak zasadniczo nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli zakończenie kontroli w tym terminie nie jest możliwe, naczelnik urzędu celno-skarbowego jest zobowiązany pisemnie zawiadomić kontrolowany podmiot o przyczynach opóźnienia oraz wyznaczyć nowy termin zakończenia kontroli. W praktyce organy kontrolne niejednokrotnie korzystają z tego uprawnienia, szczególnie gdy zakres kontroli jest szeroki lub ujawnione nieprawidłowości wymagają pogłębionej weryfikacji.

Po zakończeniu czynności kontrolnych organ kończy kontrolę celno-skarbową poprzez sporządzenie wyniku kontroli, a w przypadkach przewidzianych w ustawie – protokołu kontroli, i doręczenie go kontrolowanemu podmiotowi. Od dnia doręczenia wyniku kontroli lub protokołu kontrolowany ma prawo do zgłoszenia uwag, a w przypadku protokołu – również formalnych zastrzeżeń, co stanowi istotny element procedury kontrolnej. Terminy przewidziane na poszczególne czynności procesowe muszą być ściśle przestrzegane przez organy, a ich naruszenie może stanowić podstawę do kwestionowania wyników kontroli.

Co dzieje się po zakończeniu kontroli – wynik kontroli i jego konsekwencje?

Wynik kontroli celno-skarbowej znajduje odzwierciedlenie w wyniku kontroli, a w przypadkach wskazanych w ustawie – w protokole kontroli, które stanowią podstawowy dokument podsumowujący ustalenia organów. Dokument ten zawiera opis przeprowadzonych czynności kontrolnych, zebrany materiał dowodowy oraz wnioski dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości lub potwierdzenia prawidłowości działań kontrolowanego podmiotu.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, kontrolowany podmiot może podjąć działania zmierzające do ich usunięcia, w szczególności poprzez złożenie deklaracji lub korekty deklaracji w zakresie objętym kontrolą. Zgodnie z aktualnymi przepisami ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, kontrolowany może – co do zasady – w terminie 14 dni od dnia doręczenia wyniku kontroli złożyć deklarację lub korektę deklaracji, jeżeli zgadza się w całości albo w części ze stwierdzonymi nieprawidłowościami. Złożenie takiej deklaracji lub korekty oraz uiszczenie należnego podatku wraz z odsetkami może ograniczyć dalsze konsekwencje finansowe oraz mieć znaczenie na gruncie odpowiedzialności karnoskarbowej, w tym w kontekście tzw. czynnego żalu, o ile spełnione są przesłanki wynikające z Kodeksu karnego skarbowego.

Jeżeli kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami kontroli, ma prawo wnieść zastrzeżenia do protokołu kontroli albo przedstawić pisemne stanowisko wobec ustaleń zawartych w wyniku kontroli, które organ zobowiązany jest rozpatrzyć i ustosunkować się do nich. Zawiadomienie o uwzględnieniu korekty lub odmowie jej przyjęcia powinno zostać doręczone kontrolowanemu w terminie określonym przepisami. W sytuacji, gdy organ stwierdzi uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, zobowiązany jest do przekazania zawiadomienia do odpowiednich organów ścigania.

Czy kontrola celno-skarbowa różni się od kontroli podatkowej?

Kontrola celno-skarbowa i kontrola podatkowa stanowią dwa odrębne rodzaje postępowań kontrolnych, różniące się zarówno podstawą prawną, jak i zakresem przedmiotowym oraz katalogiem uprawnień przysługujących organom. Kontrola podatkowa prowadzona jest na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej i koncentruje się przede wszystkim na weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatników w zakresie zobowiązań podatkowych.

Z kolei kontrola celno-skarbowa regulowana jest przepisami ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej i obejmuje szerszy zakres przedmiotowy, w tym przestrzeganie przepisów celnych, przepisów o grach hazardowych oraz przepisów związanych z przywozem i wywozem towarów w obrocie międzynarodowym. Funkcjonariusze celno-skarbowi dysponują także szerszymi uprawnieniami w zakresie zatrzymywania pojazdów i kontroli drogowej, co wynika ze specyfiki zadań realizowanych przez administrację celno-skarbową.

Istotną różnicą jest również możliwość przeprowadzania kontroli celno-skarbowej w trybie niezapowiedzianym, co w przypadku kontroli podatkowej jest znacznie bardziej ograniczone. Oba rodzaje kontroli mogą być prowadzone równolegle u tego samego podmiotu, przy czym przepisy przewidują mechanizmy koordynacji działań organów, aby uniknąć nadmiernego obciążenia kontrolowanego.

Jakie są najczęstsze nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli?

W praktyce kontroli celno-skarbowej organy najczęściej ujawniają nieprawidłowości związane z dokumentowaniem transakcji gospodarczych, w tym wystawianie i przyjmowanie faktur nieodzwierciedlających rzeczywistych zdarzeń gospodarczych. Szczególną uwagę organy zwracają na transakcje dotyczące obrotu towarami wrażliwymi, takimi jak paliwa, wyroby akcyzowe czy towary objęte szczególnymi ograniczeniami lub zakazami.

Częstym obszarem wykrywanych nieprawidłowości są rozliczenia w zakresie podatku VAT, w szczególności dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz eksportu towarów. Organy kontrolne weryfikują prawidłowość stosowania stawek podatku, podstawy opodatkowania, a także prawo do odliczenia podatku naliczonego. Kontrola celno-skarbowa często ujawnia także nieprawidłowości w zakresie prowadzenia kas rejestrujących, co ma bezpośredni wpływ na prawidłowość rozliczeń podatkowych.

W obszarze celnym kontrola koncentruje się na weryfikacji prawidłowości klasyfikacji taryfowej towarów, określenia wartości celnej, pochodzenia towarów oraz przestrzegania procedur celnych. Nieprawidłowości w tych zakresach mogą skutkować nie tylko koniecznością zapłaty dodatkowych należności celnych, ale także odpowiedzialnością karnoskarbową za przestępstwa lub wykroczenia skarbowe.

Jakie są możliwości złożenia korekty deklaracji po kontroli?

Korekta deklaracji po zakończeniu kontroli celno-skarbowej stanowi istotne uprawnienie kontrolowanego podmiotu, pozwalające na dobrowolne usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości. Zgodnie z przepisami prawa podatkowego oraz ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, podatnik zachowuje uprawnienie do złożenia deklaracji lub skorygowania deklaracji także po zakończeniu kontroli, przy czym kluczowe znaczenie ma zachowanie terminów określonych w ustawie – w szczególności 14-dniowego terminu liczonego od dnia doręczenia wyniku kontroli.

Korekta deklaracji w zakresie objętym kontrolą – albo złożenie tzw. deklaracji pierwotnej, jeżeli wcześniej nie została złożona – co do zasady powinna zostać złożona w terminie 14 dni od dnia doręczenia wyniku kontroli, jeżeli kontrolowany zgadza się w całości albo w części z ustaleniami organu. Złożenie deklaracji lub korekty w tym terminie, połączone z zapłatą należnego podatku wraz z odsetkami, może ograniczyć dalsze konsekwencje finansowe i sankcyjne, a na gruncie Kodeksu karnego skarbowego – przy spełnieniu pozostałych przesłanek – stanowić element skutecznego czynnego żalu. Przepisy przewidują szczegółowe warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby korekta przyniosła oczekiwane skutki prawne.

Po złożeniu korekty deklaracji organ zobowiązany jest do wydania zawiadomienia o uwzględnieniu korekty lub o odmowie jej przyjęcia. Zawiadomienie o uwzględnieniu korekty powinno zostać wydane w terminie określonym w przepisach podatkowych i stanowi potwierdzenie prawidłowości dokonanych korekt. W przypadku odmowy przyjęcia korekty, kontrolowany podmiot ma prawo do skorzystania ze środków zaskarżenia przewidzianych w przepisach Ordynacji podatkowej.

Jak można zaskarżyć wyniki kontroli celno-skarbowej?

Kwestionowanie wyników kontroli celno-skarbowej wymaga znajomości procedur odwoławczych oraz skutecznego wykorzystania dostępnych środków prawnych. W pierwszej kolejności kontrolowany podmiot powinien – w zakresie przewidzianym w ustawie – wnieść zastrzeżenia do protokołu kontroli lub przedstawić pisemne stanowisko do wyniku kontroli, przedstawiając szczegółowe argumenty podważające ustalenia organów kontrolnych. Zastrzeżenia i inne uwagi należy oprzeć na konkretnych przepisach prawnych oraz zgromadzonym materiale dowodowym.

Jeżeli na podstawie wyników kontroli zostanie wydana decyzja administracyjna określająca zobowiązanie podatkowe lub nakładająca sankcję, kontrolowany podmiot ma prawo wnieść odwołanie do organu wyższej instancji. Odwołanie powinno zawierać dokładne określenie zarzutów oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające zmianę lub uchylenie decyzji. W praktyce skuteczne zaskarżenie wymaga często powołania się na orzecznictwo sądów administracyjnych oraz doktrynę prawa podatkowego.

W przypadku utrzymania w mocy niekorzystnej decyzji w postępowaniu odwoławczym, kontrolowany podmiot może wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Postępowanie sądowoadministracyjne pozwala na merytoryczną weryfikację prawidłowości zastosowania przepisów prawa przez organy administracji skarbowej. Z uwagi na skomplikowany charakter procedur odwoławczych oraz konieczność właściwego konstruowania zarzutów, wskazane jest korzystanie z pomocy profesjonalnych pełnomocników specjalizujących się w prawie podatkowym i celnym.

Jakie sankcje grożą za nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli?

Konsekwencje nieprawidłowości ujawnionych podczas kontroli celno-skarbowej mogą mieć charakter administracyjny, finansowy oraz karnoskarbowy. W pierwszej kolejności kontrolowany podmiot musi liczyć się z koniecznością zapłaty należności podatkowych lub celnych, które nie zostały prawidłowo rozliczone, wraz z odsetkami za zwłokę naliczanymi od dnia, w którym zobowiązanie powinno zostać wykonane.

Poza konsekwencjami finansowymi, nieprawidłowości mogą skutkować odpowiedzialnością karnoskarbową za przestępstwa lub wykroczenia skarbowe. W zależności od charakteru i skali nieprawidłowości, grożą kary grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności. Szczególnie surowe sankcje przewidziane są za przestępstwa związane z wyłudzeniem zwrotu podatku VAT, oszustwami podatkowymi czy naruszeniem przepisów celnych dotyczących towarów objętych szczególnymi ograniczeniami.

Organy celno-skarbowe mogą także zastosować sankcje administracyjne, takie jak zakaz prowadzenia działalności gospodarczej w określonym zakresie, cofnięcie koncesji lub zezwoleń, a także wpis do rejestrów podmiotów wykluczonych z możliwości ubiegania się o zamówienia publiczne. Katalog możliwych sankcji jest szeroki i zależy od specyfiki stwierdzonych naruszeń oraz ich wpływu na interes fiskalny państwa.

Autor: Piotr Kubala – radca prawny z wieloletnim doświadczeniem w zakresie przestępczości podatkowej.