Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja ta zawiera informacje związane z zatrudnieniem i stosunkiem pracy, a jej prowadzenie może odbywać się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą zarówno akta osobowe, jak i dokumentacja płacowa. Jak poprawnie prowadzić dokumentację pracowniczą w 2025 roku? Odpowiadamy na kluczowe pytania!

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to zbiór akt dotyczących zatrudnienia pracownika. Przepisy określające jej zakres znajdują się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Dokumentacja ta powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej poufność, kompletność oraz bezpieczeństwo danych.

Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.

Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych oraz dokumentacji dotyczącej stosunku pracy. W jej skład wchodzą m.in.:

• Ewidencja czasu pracy (liczba godzin przepracowanych, nadgodziny, dni wolne, zwolnienia od pracy),
• Wnioski pracownika (o urlop, zwolnienie, zmianę czasu pracy),
• Dokumenty dotyczące systemu pracy (np. zadaniowy czas pracy, praca w godzinach nadliczbowych),
• Listy płac i wynagrodzenia,
• Dokumenty dotyczące odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej.

Jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych?

Akta osobowe składają się z pięciu części: A, B, C, D i E.

1. Część A – Dokumenty zgromadzone w procesie rekrutacji i badań lekarskich.
2. Część B – Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i jego przebiegiem, np.:
   1. Umowa o pracę,
   2. Zakres obowiązków,
   3. Oświadczenia pracownika,
   4. Dokumenty dotyczące szkoleń i kwalifikacji
3. Część C – Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy (np. wypowiedzenia, świadectwa pracy).
4. Część D – Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika.
5. Część E – Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości oraz używaniem środków odurzających.

Czy prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkowe?

Tak. Każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych dla zatrudnionych osób. Nieprzestrzeganie tego obowiązku może skutkować grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych?

Każdy pracodawca, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników i formy działalności, musi prowadzić dokumentację pracowniczą.

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania dokumentacji zależy od daty zatrudnienia:

• 10 lat – dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
• 10 lat – dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018, jeśli złożono do ZUS raport ZUS RIA,
• 50 lat – dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.

Najczęściej zadawane pytania

Czy akta osobowe można numerować ołówkiem?

Nie. Dokumentacja powinna być numerowana w sposób trwały – najlepiej długopisem. W razie potrzeby należy poprawiać numerację w sposób czytelny, bez używania korektora.

Jak układać akta osobowe w teczce?

Dokumenty powinny być ułożone chronologicznie – od najstarszego do najnowszego – i odpowiednio ponumerowane.

Jakie dokumenty są wymagane dla nowego pracownika w 2025 roku?

• Kwestionariusz osobowy,
• Skierowanie na badania lekarskie,
• Umowa o pracę,
• Klauzula o przetwarzaniu danych osobowych,
• Dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich.

Czy PIT-2 powinien znajdować się w aktach osobowych?

Ten dokument powinien być przechowywany w innym miejscu, poza aktami osobowymi.

Szkolenie z prowadzenia akt osobowych pracowników – zyskaj pewność i profesjonalizm!

Poprawna dokumentacja pracownicza to fundament sprawnego zarządzania kadrami i klucz do uniknięcia problemów podczas kontroli. Centrum Verte oferuje praktyczne szkolenie z dokumentacji pracowniczej, dzięki któremu dowiesz się, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe, jakie dokumenty są obowiązkowe i jak skutecznie organizować teczki pracownicze.

Te szkolenia prowadzone są przez doświadczonych specjalistów, którzy krok po kroku omówią najważniejsze kwestie i odpowiedzą na Twoje pytania. Dołącz do szkolenia i zadbaj o zgodność dokumentacji z przepisami!

Podsumowanie

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w 2025 roku wymaga przestrzegania obowiązujących przepisów oraz odpowiedniego przechowywania akt osobowych. Warto pamiętać o prawidłowym układzie dokumentacji, jej numeracji i zabezpieczeniu przed dostępem osób nieuprawnionych. Przestrzeganie zasad ułatwi nie tylko organizację pracy, ale także ochroni pracodawcę przed konsekwencjami prawnymi. Chcesz znać nowe przepisy? Zapisz się na szkolenia z akt osobowych!