Prowadzenie działalności gospodarczej w Danii wiąże się z szeregiem obowiązków księgowych, które – choć bardzo dobrze zorganizowane – wymagają znajomości lokalnych przepisów i systemów. Duńska księgowość opiera się na cyfrowych rozwiązaniach, transparentności i obowiązku terminowego raportowania do urzędów. Bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową firmę, spółkę kapitałową czy startup technologiczny, musisz stosować się do jasno określonych zasad rachunkowości. W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze aspekty duńskiego systemu księgowego, które każdy przedsiębiorca powinien znać.

Rejestracja firmy i początek obowiązków księgowych

Aby rozpocząć działalność w Danii, należy zarejestrować firmę w systemie CVR za pośrednictwem portalu Virk.dk. W zależności od rodzaju działalności wybiera się odpowiednią formę prawną:

• Enkeltmandsvirksomhed – jednoosobowa działalność gospodarcza,
  
• ApS – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
  
• A/S – spółka akcyjna.
  

Po rejestracji firma otrzymuje numer CVR, który jest odpowiednikiem NIP i REGON. Od momentu rejestracji przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przestrzegania zasad ustalonych w Bogføringsloven (duńskiej ustawie o rachunkowości).

Co obejmuje księgowość w Danii?

Księgowość w Danii to nie tylko ewidencjonowanie faktur. Obejmuje ona cały zestaw czynności:

• rejestrowanie przychodów i kosztów działalności,
  
• rozliczenia VAT i podatków dochodowych,
  
• sporządzanie zestawień finansowych,
  
• przechowywanie dokumentacji przez co najmniej 5 lat,
  
• składanie sprawozdań do odpowiednich urzędów (Skattestyrelsen, Erhvervsstyrelsen).
  

Każda transakcja musi być ujęta w księgach w sposób chronologiczny, przejrzysty i zgodny z rzeczywistością gospodarczą. Dane muszą być dostępne w formie cyfrowej, a od 2024 roku – przechowywane w zatwierdzonych formatach elektronicznych.

VAT w Danii – obowiązki dla przedsiębiorców

Podatek VAT (duń. moms) to jeden z kluczowych elementów księgowości. Obowiązek jego rejestracji powstaje, gdy firma osiągnie obrót przekraczający 50 000 DKK rocznie. Rejestracji dokonuje się również poprzez skat.dk.

Najważniejsze informacje o VAT w Danii:

• stawka podstawowa wynosi 25%,
  
• deklaracje VAT składa się przez portal TastSelv Erhverv,
  
• firmy mogą odliczać VAT naliczony przy zakupach (input moms),
  
• rozliczenia VAT można składać miesięcznie, kwartalnie lub rocznie.
  

Niektóre branże, takie jak edukacja, kultura, usługi finansowe czy opieka zdrowotna, są zwolnione z VAT. Warto to zweryfikować przed rozpoczęciem działalności.

Sprawozdania finansowe i obowiązek audytu

Spółki kapitałowe w Danii (ApS i A/S) muszą co roku składać roczne sprawozdanie finansowe do Erhvervsstyrelsen. Raport ten powinien zawierać:

• bilans,
  
• rachunek zysków i strat,
  
• noty dodatkowe (jeśli wymagane),
  
• raport zarządu (dla większych firm).
  

W zależności od wielkości firmy i poziomu przychodów może być wymagany również audyt przez licencjonowanego rewidenta (revisor). Mikroprzedsiębiorstwa często są z tego obowiązku zwolnione, ale muszą nadal prowadzić poprawną i kompletną księgowość.

Jednoosobowe działalności nie muszą składać sprawozdań finansowych, ale są zobowiązane do corocznego rozliczenia podatkowego i ewidencjonowania wszystkich operacji finansowych.

Narzędzia do prowadzenia księgowości w Danii

Wysoki poziom cyfryzacji w Danii sprawia, że większość firm korzysta z nowoczesnych narzędzi księgowych. Do najczęściej wybieranych należą:

• Dinero – idealne dla mikroprzedsiębiorców i freelancerów,
  
• Billy – prosty i intuicyjny program do fakturowania i rozliczeń VAT,
  
• e-conomic – bardziej rozbudowane narzędzie dla firm o większej skali,
  
• ERP-systemy (SAP, Dynamics) – dla dużych przedsiębiorstw wymagających pełnej automatyzacji procesów.
  

Programy te integrują się z kontami bankowymi, systemem urzędowym oraz umożliwiają automatyczne księgowanie i generowanie raportów.

Zatrudnianie pracowników – księgowość kadrowa

Jeśli firma zatrudnia pracowników, musi prowadzić księgowość płacową, która obejmuje:

• zgłoszenie do systemu eIndkomst,
  
• odprowadzanie A-skat (zaliczki na podatek od pracownika),
  
• opłacanie AM-bidrag (składki na rynek pracy w wysokości 8%),
  
• raportowanie składek urlopowych do FerieKonto,
  
• wystawianie pasków wypłat i deklaracji miesięcznych.
  

Systemy księgowe często oferują moduły kadrowo-płacowe, które ułatwiają spełnienie tych obowiązków. Alternatywnie, można powierzyć to zewnętrznemu biuru rachunkowemu.

Jakie są najczęstsze błędy księgowe?

Mimo dobrego systemu, wiele firm popełnia błędy, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Najczęstsze z nich to:

• niepoprawne lub nieterminowe składanie deklaracji VAT,
  
• brak cyfrowego archiwum faktur,
  
• mylenie kosztów prywatnych z firmowymi,
  
• niewłaściwe raportowanie do eIndkomst,
  
• nieaktualizowanie danych firmy w rejestrze CVR.
  

Duński urząd skarbowy (Skattestyrelsen) ma możliwość automatycznego wykrywania nieprawidłowości, co zwiększa ryzyko kontroli i grzywien.

Duńska księgowość to uporządkowany, cyfrowy i przejrzysty system, który sprzyja prowadzeniu biznesu – o ile przestrzega się lokalnych przepisów. Kluczowe znaczenie mają terminowość, transparentność oraz umiejętność korzystania z narzędzi elektronicznych. Zarówno mikroprzedsiębiorca, jak i właściciel dużej spółki musi pamiętać o obowiązkach związanych z VAT, podatkami dochodowymi, raportami finansowymi oraz zatrudnieniem. Dobrze prowadzona księgowość to nie tylko obowiązek prawny, ale i realne wsparcie w rozwoju firmy na duńskim rynku.