W realiach prowadzenia biznesu pojawiają się różne nietypowe sytuacje – jedną z nich jest opłacenie faktury przez podmiot, który formalnie nie jest jej odbiorcą. Czy to w ogóle legalne? Jakie są konsekwencje podatkowe? Jak zabezpieczyć się formalnie? Sprawdź, co warto wiedzieć, zanim pozwolisz innej firmie uregulować fakturę za Ciebie lub Twojego kontrahenta.
Czy inna firma może zapłacić Twoją fakturę?
Tak, inna firma może zapłacić fakturę, której formalnie nie jest odbiorcą. Taka sytuacja nie jest zakazana przepisami prawa cywilnego ani podatkowego, o ile spełnione są określone warunki. Tego typu płatność najczęściej występuje w ramach:
📝 Grupa kapitałowa (np. spółka matka płaci za spółkę córkę) (rozwiń)
W ramach jednej grupy kapitałowej zdarza się, że spółka dominująca (matka) reguluje zobowiązania spółek zależnych. To najczęściej kwestia wygody, centralizacji finansów albo optymalizacji cash flow.
Przykład
Spółka matka ma jeden dział finansowy, który reguluje wszystkie faktury – także te wystawione na spółki córki. Na koniec miesiąca wewnętrznie rozliczają się notą księgową lub przelewem zwrotnym.
Ważne
Takie płatności nie zmieniają tego, kto jest nabywcą – VAT i koszty rozlicza spółka-córka.
📝 Umowa między stronami (np. agencja marketingowa opłaca fakturę klienta w jego imieniu) (rozwiń)
Jeśli strony zawarły między sobą umowę, w której jedna ze stron zobowiązuje się do uregulowania faktury w imieniu drugiej – wszystko gra. Kluczowe jest, żeby to jasno wynikało z dokumentacji.
Przykład
Agencja prowadzi kampanię Google Ads dla klienta i płaci za fakturę od Google z własnych środków, a potem wystawia klientowi refakturę.
Ważne
Agencja nie może odliczyć VAT-u z faktury Google – tylko klient może to zrobić, bo jest formalnym nabywcą. Agencja przerzuca koszt dalej w rozliczeniu.
🧾 Pełnomocnictwo (firma A daje firmie B prawo do dokonania płatności) (rozwiń)
Firma może udzielić innej firmie pełnomocnictwa do dokonania płatności w swoim imieniu. To przydatne, gdy np. korzysta z biura rachunkowego lub pośrednika, który reguluje faktury.
Przykład
Przedsiębiorca przebywa za granicą i upoważnia biuro rachunkowe do opłacania faktur z jego firmowego konta lub z własnych środków.
Ważne
Pełnomocnictwo najlepiej mieć na piśmie. Przelew powinien mieć adnotację, że to płatność za fakturę klienta.
🔁 Refakturowanie usług (gdy koszt jest dalej przenoszony) (rozwiń)
Refakturowanie polega na tym, że firma A opłaca fakturę wystawioną na firmę B, a następnie wystawia na firmę B własną fakturę – dokładnie na ten sam koszt (bez narzutu).
Przykład
Właściciel biura coworkingowego opłaca za najemcę internet i media, a potem refakturuje je dalej bez zysku.
Ważne
Refaktura musi być wystawiona w tej samej kwocie i obejmować ten sam zakres usługi, co pierwotna faktura. VAT stosuje się zgodnie z pierwotną stawką.
🤝 Umowa barterowa, trójstronna lub sponsoringowa (rozwiń)
Czasami zapłata za fakturę następuje w ramach innego zobowiązania – np. wymiany świadczeń, promocji lub trójstronnej umowy.
Przykład barteru: Firma A dostarcza materiały budowlane firmie B, a w zamian firma B opłaca fakturę wystawioną przez firmę C dla firmy A.
Przykład sponsoringu: Sponsor opłaca hotel, catering i koszty eventu, mimo że umowy są zawarte między organizatorem a dostawcą.
Ważne: W takich przypadkach wszystko musi być dobrze udokumentowane – najczęściej osobną umową z wyceną świadczeń wzajemnych.
🤝 Umowa barterowa, trójstronna lub sponsoringowa (rozwiń)
Czasami zapłata za fakturę następuje w ramach innego zobowiązania – np. wymiany świadczeń, promocji lub trójstronnej umowy.
Przykład barteru
Firma A dostarcza materiały budowlane firmie B, a w zamian firma B opłaca fakturę wystawioną przez firmę C dla firmy A.
Przykład sponsoringu
Sponsor opłaca hotel, catering i koszty eventu, mimo że umowy są zawarte między organizatorem a dostawcą.
Ważne
W takich przypadkach wszystko musi być dobrze udokumentowane – najczęściej osobną umową z wyceną świadczeń wzajemnych.
Co na to prawo podatkowe?
Choć przepisy nie zabraniają opłacania faktur przez inny podmiot, to z punktu widzenia urzędów skarbowych kluczowe jest, kto faktycznie kupił towar lub usługę i kto widnieje jako nabywca na fakturze. Inny płatnik nie zmienia bowiem podstawowego obowiązku rozliczeniowego. Przejdźmy do najważniejszych konsekwencji podatkowych – najpierw od strony VAT:
🔹 VAT
Z punktu widzenia podatku VAT liczy się nabywca i dostawca towaru/usługi, a nie to, kto fizycznie dokonuje zapłaty. Oznacza to, że:
▪ podatnikiem VAT nadal pozostaje podmiot wskazany na fakturze jako nabywca,
▪ firma trzecia nie może odliczyć VAT-u z faktury, którą zapłaciła za kogoś innego (bo nie jest jej formalnym odbiorcą),
▪ płatność przez inny podmiot nie wpływa na ważność faktury, o ile istnieje dokumentacja potwierdzająca zgodę stron.
🔹 PIT/CIT
Z kolei w kontekście kosztów uzyskania przychodu:
▪ tylko podmiot wskazany na fakturze może ująć wydatek w kosztach,
▪ firma płacąca cudzą fakturę nie zaliczy tego do kosztów,
▪ jeśli jest to element np. umowy sponsoringowej czy barteru – trzeba to wykazać jako świadczenie wzajemne.
Jak zabezpieczyć taką transakcję?
Aby nie narazić się na problemy podczas kontroli skarbowej, trzeba zadbać o formalności. Oto w jaki sposób:
📄 Umowa lub porozumienie między stronami
Najlepszym zabezpieczeniem takiej transakcji jest pisemna umowa lub porozumienie między stronami. Dokument powinien jasno określać:
- Kto za kogo płaci – jednoznaczne wskazanie, że płatnikiem będzie inna firma niż nabywca z faktury.
- Powód płatności – np. umowa sponsoringowa, współpraca projektowa, tymczasowa pomoc finansowa.
- Sposób rozliczenia – zwrot środków, refaktura, potrącenie z przyszłych zobowiązań itd.
Im bardziej szczegółowy dokument – tym większe bezpieczeństwo w razie kontroli skarbowej.
🖊️ Pełnomocnictwo
Jeśli płatność wykonywana jest w imieniu innej firmy, warto posiadać formalne pełnomocnictwo. Dzięki niemu:
- firma trzecia działa legalnie jako przedstawiciel płatnika,
- zabezpieczone są interesy obu stron – zarówno nabywcy, jak i wykonującego przelew,
- łatwiej udowodnić zgodność działania podczas ewentualnej kontroli.
Pełnomocnictwo może mieć formę papierową lub elektroniczną – ważne, aby zawierało datę, dane obu stron i zakres upoważnienia.
💬 Adnotacja przy płatności
Aby uniknąć nieporozumień, dobrze jest zamieścić w tytule przelewu jednoznaczną informację. Przykład takiego zapisu:
„Opłata faktury nr 105/06/2025 wystawionej dla XYZ Sp. z o.o., zapłata przez ABC S.A. za zgodą stron.”
Taka adnotacja ułatwia powiązanie płatności z dokumentem księgowym i jasno wskazuje, że działania są świadome i uzgodnione.
Co na to banki i księgowość?
Fiskus patrzy na takie transakcje z uwagą. Banki i księgowi też mają własne podejście do kwestii płatności przez podmiot trzeci. Oto jak to wygląda w praktyce:
📌 Banki
Banki nie mają obowiązku weryfikować, czy płatnik jest odbiorcą faktury. Przelew między firmami – nawet trzecimi – jest jak najbardziej możliwy. Dopóki środki pochodzą z legalnego źródła i nie zachodzi podejrzenie prania pieniędzy, transakcja jest akceptowana.
📌 Księgowość
Biuro rachunkowe musi zadbać o:
▪ Odpowiednie zaksięgowanie kosztu u właściwego nabywcy,
▪ notę księgową lub inne uzasadnienie płatności przez podmiot trzeci,
▪ Brak odliczenia VAT u niewłaściwego płatnika.
Kiedy lepiej unikać takiej sytuacji?
Są przypadki, w których opłacenie faktury przez inną firmę jest ryzykownym zagraniem:
❌ Gdy nie ma żadnego powiązania między podmiotami
Jeśli firma płacąca nie ma żadnych relacji biznesowych z odbiorcą faktury (np. nie są partnerami, nie mają umowy, nie współpracują), płatność może zostać uznana za podejrzaną. Urząd skarbowy może zapytać, dlaczego ktoś reguluje cudze zobowiązania i czy nie dochodzi do ukrytego transferu korzyści majątkowych.
❌ Gdy transakcja nie ma dokumentacji
Brak pisemnej umowy, noty uzgodnień, pełnomocnictwa czy choćby korespondencji mailowej to poważny błąd. W razie kontroli nie będziesz w stanie udowodnić, że płatność była uzasadniona i dobrowolna, co może skończyć się korektą podatku lub odmową zaliczenia kosztu.
❌ W branżach szczególnie narażonych na kontrole skarbowe (np. budowlanka, transport)
W branżach, gdzie często dochodzi do nadużyć (np. fikcyjne faktury, przerzucanie kosztów), fiskus jest szczególnie czujny. Każda niestandardowa transakcja bez dokumentacji może potencjalnie uruchomić alarm. Płatność przez inny podmiot zwykle w takiej sytuacji zostaje uznana za próbę obejścia przepisów.
❌ Gdy zachodzi ryzyko uznania za fikcyjne świadczenie usług
Jeśli nie ma żadnych realnych podstaw do płatności (np. nie było usługi, nie było towaru, brak uzgodnień), urzędnicy zakwestionują zarówno płatność, jak i samą fakturę. W efekcie to będzie skutkować:
▪ karami za udział w oszustwie podatkowym.
▪ uznaniem faktury za pustą,
▪ utratą prawa do odliczenia VAT,
Przykłady z życia
| Sytuacja | Czy można? | Co trzeba zrobić? |
|---|---|---|
| Spółka matka płaci za spółkę córkę | ✅ Tak | Umowa grupowa lub pełnomocnictwo |
| Agencja opłaca fakturę na klienta | ✅ Tak | Umowa z klientem + tytuł przelewu |
| Firma B opłaca fakturę wystawioną na A bez umowy | ⚠️ Ryzykowne | Wymaga noty lub potwierdzenia stron |
| Płatność przez sponsora | ✅ Tak | Umowa sponsoringowa lub barterowa |
| Faktura wystawiona na jednoosobową firmę, płatność z konta prywatnego | ✅ Tak | Oznaczenie konta jako firmowego lub pełnomocnictwo |
O czym trzeba pamiętać? + najczęściej zadawane pytania
- Tak, inna firma może zapłacić Twoją fakturę, ale trzeba to udokumentować.
- VAT i koszty – zawsze rozlicza nabywca z faktury, nie płatnik.
- Kluczowe jest zachowanie przejrzystości i zgodności z dokumentacją.
- W przypadku wątpliwości – skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
Czy mogę zaliczyć w koszty fakturę, którą opłaciła inna firma?
Tak, o ile jesteś wskazany jako nabywca na fakturze, masz prawo do zaliczenia jej w koszty – niezależnie od tego, kto fizycznie ją opłacił. Musisz jednak mieć dowód, że to Ty byłeś faktycznym odbiorcą towaru lub usługi.
Czy firma, która zapłaciła cudzą fakturę, może odliczyć VAT?
Nie. Prawo do odliczenia VAT przysługuje tylko nabywcy wskazanemu na fakturze. Firma, która zapłaciła za kogoś innego, nie ma do tego prawa – nawet jeśli pokryła całość kosztu.
Czy można opłacić fakturę z konta prywatnego lub osobistego?
Tak, ale trzeba zachować ostrożność. Jeśli jesteś właścicielem jednoosobowej działalności gospodarczej i zapłacisz firmową fakturę z konta prywatnego, to jest to dopuszczalne. Warto jednak dodać odpowiednią adnotację i zachować potwierdzenie, że płatność dotyczy działalności gospodarczej.
Czy muszę mieć umowę, jeśli inna firma płaci moją fakturę?
Nie ma takiego obowiązku z punktu widzenia prawa, ale brak dokumentacji naraża Cię na ryzyko podatkowe. Dla własnego bezpieczeństwa zawsze warto mieć: umowę, notę uzgodnień lub choćby mailowe potwierdzenie.
Co wpisać w tytule przelewu, gdy płaci inna firma?
Najlepiej jasno określić, kto za kogo płaci i czego dotyczy płatność. Przykład:
„Opłata faktury nr 2025/06/105 wystawionej dla XYZ Sp. z o.o., zapłata przez ABC S.A. za zgodą stron.”
Norbert jest doświadczonym redaktorem specjalizującym się w tematyce ekonomii, finansów i zarządzania. Pasjonuje się analizą rynków finansowych oraz nowoczesnymi strategiami biznesowymi. Prywatnie miłośnik literatury ekonomicznej i aktywnego stylu życia, lubiący dzielić się wiedzą i inspirować innych do świadomego zarządzania swoimi finansami.
Dodaj komentarz