Faktura VAT – obowiązki podatkowe przedsiębiorcy

Przedsiębiorca, który jest podatnikiem VAT, musi pamiętać, że od 1 lutego 2026 r. obowiązkiem stanie się wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej poprzez KSeF. System ten służy do przechowywania i odbierania faktur elektronicznych.

Implementacja KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) to przełomowy krok w cyfryzacji systemu finansów publicznych. Od 1 lutego 2026 r. fakturowanie dla wielu przedsiębiorców stanie się obowiązkowe w tym systemie, co oznacza konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio w KSeF lub za pośrednictwem kompatybilnego programu do faktur zintegrowanego z systemem przez API. Choć w 2025 roku stosowanie e-faktur pozostaje dobrowolne, to intensywne prace Ministerstwa Finansów nad wdrożeniem tych rozwiązań powodują, że już dziś wskazane jest korzystanie z programów (do takich należy np. program Faktura VAT), w których implementuje się najnowsze zmiany prawne.

Przechowywanie faktur w KSeF eliminuje obowiązek archiwizacji tradycyjnej dokumentacji, co znacznie usprawnia proces księgowości i rozliczeń podatkowych małych i średnich firm. Nie zmienia to jednak faktu, że program do fakturowania wciąż będzie przydatny w codziennej pracy.

Nowe prawo, będące elementem nowelizacji ustawy o VAT, ma za zadanie usprawnić obieg dokumentów fiskalnych oraz zwiększyć kontrolę nad rozliczeniami podatkowymi. Faktura wystawiona zgodnie z wymogami KSeF jest dokumentem obowiązującym fiskalnie, który gwarantuje zgodność z prawem podatkowym, co jest niezbędne do:

• prawidłowego odliczenia VAT,
• prowadzenia prawidłowej ewidencji na cel podatku od towarów i usług.

Warto więc już dziś postawić na prosty program do wystawiania faktur, który posiada funkcjonalność integracji z KSeF i umożliwia szybkie wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, zgodnie z wymogami obowiązującymi od 2025 i 2026 roku.

Program do faktur dostosowany do zmian w ustawie o VAT

Najnowsze programy do fakturowania (a taki jest właśnie Faktura VAT, program, który oferuje wszystko, co potrzebne podczas prowadzenia działalności gospodarczej) uwzględniają szereg funkcjonalności, które są zgodne z zasadami ustawy o VAT i wspierają proces wystawiania faktur zarówno na poziomie podstawowym, jak i zaawansowanym.

Do takich funkcjonalności z pewnością można zaliczyć:

• automatyczne generowanie plików JPK,
• obsługę kodów GTU (grupy towarów i usług),
• mechanizmy split payment, które są elementem rozliczeń podatkowych.

To jeszcze nie wszystko, ponieważ program Faktura VAT oferuje również m.in. możliwość wystawiania faktur pro forma czy integrację z magazynem.

Dlaczego brak regularnych aktualizacji to problem?

Brak regularnych aktualizacji programu do fakturowania w warunkach dynamicznych zmian prawa podatkowego realnie zwiększa ryzyko nałożenia kar podczas kontroli skarbowej. Nieaktualne schematy JPK, błędne oznaczenia GTU czy nieprawidłowa struktura e-faktur w KSeF mogą skutkować:

• zakwestionowaniem rozliczeń,
• korektami deklaracji,
• sankcjami finansowymi nakładanymi przez fiskusa.

Odpowiedzialność spoczywa zawsze na przedsiębiorcy, nawet gdy błąd wynika z wadliwego lub przestarzałego oprogramowania.

Równie istotnym problemem jest brak możliwości skupienia się na codziennej działalności operacyjnej. Przedsiębiorca, zamiast koncentrować się na sprzedaży, obsłudze klientów i rozwoju firmy, musi ręcznie weryfikować zgodność dokumentów z przepisami oraz śledzić zmiany w prawie. Generuje to stres, straty czasu i obniża efektywność pracy. Regularnie aktualizowany program do faktur przejmuje ten ciężar organizacyjny, zapewniając spokój i bezpieczeństwo rozliczeń

Przygotowanie do zmian w przepisach to podstawa. Podsumowanie

Aby sprostać obowiązkowi od 1 lutego 2026 r. i płynnie przejść do fakturowania w KSeF, przedsiębiorca powinien wybrać program do faktur, który oferuje nie tylko podstawową funkcjonalność wystawiania faktur VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale także regularne aktualizacje systemu. Do takich należy Faktura VAT program. Integracja z KSeF, obsługa obcych walut, proste i szybkie wystawianie różnych dokumentów (nie tylko standardowych faktur) oraz możliwość pracy w chmurze sprawia, że księgowość staje się bardziej efektywna.