W 2026 roku e-fakturowanie przestanie być opcją, a stanie się standardem. Zmiany obejmą zarówno procesy sprzedażowe, jak i zakupy, kontroling oraz rozliczenia z kontrahentami. Żeby wejść w nową rzeczywistość bez przestojów, warto potraktować KSeF jako projekt organizacyjno-techniczny z jasnym planem: co, kiedy i przez kogo ma być wykonane.

Kluczowe daty i zakres obowiązku

Resort finansów potwierdził dwuetapowy start:

• 1 lutego 2026 r. obowiązkiem zostaną objęci najwięksi podatnicy (próg sprzedaży 200 mln zł),
• 1 kwietnia 2026 r. to ostateczna data dla pozostałych przedsiębiorców.

Wspólnym mianownikiem dla wszystkich będzie nowa dokumentacja techniczna (KSeF 2.0) i struktura FA(3), które stają się punktem odniesienia dla dostawców oprogramowania i zespołów IT.

Okna testowe i przygotowanie środowisk

Jeszcze przed wejściem obowiązku udostępnione są mechanizmy testowe: w III kwartale 2025 r. przewidziano otwarte testy API KSeF 2.0 dla integratorów i dużych firm, a w listopadzie 2025 r. – testową wersję Aplikacji Podatnika. To moment na weryfikację przepływów end-to-end (wystawienie, odbiór, korekty, duplikaty, anulacje) i obciążenia przy dużej liczbie dokumentów.

Ulgi przejściowe – co realnie odsuwa presję czasu

Do końca 2026 r. utrzymano kilka ułatwień: możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, brak kar za błędy związane z KSeF oraz brak obowiązku podawania numeru KSeF w tytule przelewu (także w MPP). To nie zwalnia z dostosowania systemów, ale daje firmom łagodniejszą ścieżkę wejścia i czas na dopracowanie automatyzacji.

Co się zmienia „pod maską”

KSeF (więcej na ten temat na stronie https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/) to nie tylko nowy kanał wymiany danych, ale zmiana logiki pracy: dokument „istnieje” w systemie państwowym, a czas otrzymania i numer KSeF są elementami procesu księgowania i płatności. Ustalenie momentu wpływu faktury nabiera znaczenia dla terminowości rozliczeń oraz KPI zakupowych – te informacje są dostępne w UPO i narzędziach zintegrowanych z API.

Plan na najbliższe miesiące (dla średnich i dużych firm)

1. Inwentaryzacja procesów – określ ścieżkę dokumentu: zamówienie → dostawa → faktura → akceptacja → płatność. Zidentyfikuj punkty kontroli (rola KSeF przy korektach, zaliczkach, WNT/EXP).
   
2. Ocena kompatybilności ERP – sprawdź wersję oprogramowania wobec FA(3) i KSeF 2.0; doprecyzuj, które moduły wystawiają/odbierają e-faktury (sprzedaż, FK, magazyn, zakupy, DMS/archiwum).
   
3. Uprawnienia i bezpieczeństwo – ustal modele dostępów, delegowanie ról, rotację kluczy/certyfikatów oraz zasady pracy awaryjnej (np. buforowanie i kolejkowanie wysyłki).
   
4. Testy E2E i wydajnościowe – wykorzystaj okna testowe (API i aplikacja) do prób masowych i symulacji końca miesiąca/kwartału. Udokumentuj scenariusze dla błędów i odrzuceń.
   
5. Change management – przygotuj instrukcje i krótkie „playbooki” dla księgowości, sprzedaży i zakupów: kiedy faktura jest „otrzymana”, kto akceptuje, jak obsługujemy zwroty i korekty, kiedy uruchamia się płatność.

Najczęstsze ryzyka i jak je ograniczyć

• „Wąskie gardła” po stronie odbioru – jeśli dział zakupów nie pobierze dokumentu z KSeF, koszt nie zostanie zaksięgowany, a przepływy pieniężne się opóźnią. Rozwiązanie: automatyczny import i walidacje krzyżowe (zamówienie, PZ, umowa).
  
• Rozjechane słowniki i kartoteki – brak spójności NIP, adresów, jednostek miar czy stawek VAT generuje odrzucenia i ręczne poprawki. Rozwiązanie: jednorazowy „data cleanse” i reguły ujednolicania przy imporcie.
  
• Brak rejestrowalności decyzji – ślad audytowy musi obejmować akceptację, korekty i resubmit. Rozwiązanie: czytelny workflow w ERP/DMS i metryki jakości (np. odsetek automatycznych dopasowań).
  
• Niedoszacowane obciążenie – końcówka miesiąca to skok liczby dokumentów. Rozwiązanie: testy wydajnościowe + monitorowanie kolejek i retry.

Dobre praktyki wdrożeniowe

• „Clean cut” w wersjach – zamroź zmiany funkcjonalne poza KSeF na czas testów, żeby nie mieszać źródeł błędów.
  
• Konfiguracja płatności – choć numer KSeF w przelewie do końca 2026 r. nie jest wymagany, przygotuj się na ten obowiązek – parametry w ERP i integracji bankowych warto ustawić teraz, by uniknąć drugiej fali prac.
  
• Szkolenia szybkie i krótkie – 30–45-minutowe sesje dla każdej roli: wystawca, weryfikujący, akceptant, płatnik.
  
• KPI wdrożenia – czas od wpływu faktury (data nadania numeru w KSeF) do akceptacji, odsetek dokumentów automatycznie skojarzonych z zamówieniem, liczba odrzuceń na 1000 faktur.

Podsumowanie

Rok 2026 to zmiana obowiązkowa, ale rozpisana w czasie i zabezpieczona ułatwieniami. Kto wykorzysta okno testów w 2025 r., przejdzie na KSeF bez spiętrzeń i zyska lepszą kontrolę nad danymi finansowymi. Zacznij od przeglądu procesów, dopnij integracje pod FA(3)/KSeF 2.0, a następnie przetestuj kluczowe scenariusze – tak, by 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. były tylko formalnością.