Popełnianie błędów to ludzka rzecz, która zdarza się również przy fakturowaniu. Co jednak zrobić, gdy wystąpi taka pomyłka, aby nie narażać się na problemy z urzędem skarbowym? KSeF oznacza nowe wyzwania w tym zakresie. Dowiedz się, jak wygląda kwestia faktur i not korygujących w systemie, który będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r.
KSeF: nota korygująca czy faktura korygująca?
Przed KSeF sytuacja była jasna – wykrycie błędu w fakturze pierwotnej oznaczało, że trzeba dokonać korekty. Jeżeli pomyłka nie wpływała na wartość transakcji i podatku, wystarczyła nota korygująca. Wystawiało się ją np., gdy doszło do pomyłce w dacie czy danych identyfikacyjnych płatnika.
Sytuacja zmieni się, gdy – już od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy stanie się KSeF – Krajowy System e-Faktur. Wówczas, do dokumentów, które trzeba będzie wystawiać w tym systemie, nie będzie można sporządzać not korygujących. Wszelkie poprawki będą rejestrowane poprzez wystawienie faktur korygujących.
Co ważne, te dokumenty, podobnie jak pierwotne elektroniczne faktury przetwarzane w ramach KSeF, będą miały ustrukturyzowany format XML zgodny ze standardem FA (3). Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą przygotować się na zmiany – tak, aby nie narażać się na popełnienie błędów.
Warto przy tym podkreślić, że w okresie dobrowolności KSeF (przed 1 lutego 2026 r.) istnieje jeszcze możliwość wystawiania not korygujących przez nabywcę poza systemem.
Jak wystawić fakturę korygującą w systemie KSeF?
Wystawienie faktury korygującej w systemie KSeF wymaga wypełnienia pól, które nie występują w zwykłych fakturach ustrukturyzowanych. Chodzi między innymi o takie elementy jak:
-
data wystawienia faktury korygowanej;
-
numer faktury pierwotnej;
-
numer KSeF faktury korygowanej (jeśli była wystawiona w systemie).
Należy również wskazać, jakie elementy faktury pierwotnej wymagają zmiany i podać nowe wartości. Ta procedura obowiązuje bez względu na typ modyfikacji, które trzeba wprowadzić do dokumentów rozliczeniowych. Należy ją więc przeprowadzić tak przy zmianie ceny sprzedaży, jak i gdy pojawiła się literówka w nazwie kontrahenta, błędne symbole GTU, data sprzedaży czy adnotacja MPP.
Warto również wspomnieć, że system KSeF nie przewiduje ograniczeń co do liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży. Oznacza to, że nie trzeba się obawiać, że nie będzie można nanieść poprawek – ta opcja jest w pełni dostępna. Należy jedynie zadbać o wprowadzenie prawidłowych danych zgodnie z procedurą.
Faktury korygujące w KSeF – jak ułatwić sobie zadanie?
Ministerstwo Finansów udostępniło narzędzie do obsługi platformy KSeF. Można z niego korzystać również przy wystawianiu faktur korygujących. Jednak dla firm, które prowadzą rozbudowane rozliczenia, zarówno w ramach KSeF, jak i poza systemem, korzystanie z niego może być mało wydajne.
Z tego względu wiele podmiotów korzysta z rozwiązań technologicznych, które pozwalają zintegrować wszystkie procesy e-fakturowania w ramach jednego narzędzia. Dzięki temu wystawianie faktur pierwotnych i korygujących staje się prostsze oraz zawsze następuje zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Partnerem technologicznym w tym obszarze może być np. EDITEL – dostawca rozwiązań EDI i e-fakturowania, z ponad 40-letnim doświadczeniem. Warto rozważyć skorzystanie z konsultacji – tak, aby dowiedzieć się, jak usprawnić wystawianie i korygowanie faktur oraz innych dokumentów przy obsłudze zamówień.
Norbert jest doświadczonym redaktorem specjalizującym się w tematyce ekonomii, finansów i zarządzania. Pasjonuje się analizą rynków finansowych oraz nowoczesnymi strategiami biznesowymi. Prywatnie miłośnik literatury ekonomicznej i aktywnego stylu życia, lubiący dzielić się wiedzą i inspirować innych do świadomego zarządzania swoimi finansami.
Dodaj komentarz