Papierowe listy obecności kosztują firmy więcej niż mogłoby się wydawać. Każdego miesiąca działy HR tracą wiele godzin na ręczne przepisywanie danych, a managerowie nie mają pewności, kto faktycznie jest w pracy. Elektroniczna lista obecności zmienia te zasady gry i pozwala skupić się na tym, co naprawdę ważne – budowaniu efektywnego zespołu. Dowiedz się, jak to możliwe.

Zawsze wiadomo, kto jest w pracy

Coraz więcej firm zatrudnia pracowników w trybie hybrydowym czy zdalnym. W takim środowisku papierowa lista obecności jest nieprzydatna – nie spełnia swojej funkcji. Nie da się fizycznie podpisać listy, będąc w domu lub w delegacji na drugim końcu kraju. Elektroniczne systemy rozwiązują ten problem natychmiastowo, przenosząc informacje do chmury dostępnej z każdego miejsca na ziemi.

Dzięki cyfrowym rozwiązaniom wystarczy jedno spojrzenie na ekran laptopa lub smartfona, aby zobaczyć pełny obraz sytuacji w firmie. Widzisz dokładnie, kto już rozpoczął pracę, kto jest na przerwie, a kto korzysta z dnia wolnego. To ogromne ułatwienie w planowaniu zadań i spotkań. Nie musisz dzwonić do różnych działów ani wysyłać wiadomości na komunikatorach z pytaniem o dostępność konkretnego specjalisty. Wszystkie dane masz pod ręką, czytelne i zawsze aktualne.

Mniejsze ryzyko błędu

Ręczne przepisywanie godzin z papierowych list do Excela lub systemu kadrowo-płacowego to jedna z najbardziej nielubianych czynności w działach administracji. Jest to praca żmudna, monotonna, a przez to obarczona ogromnym ryzykiem pomyłki. Wystarczy źle odczytać niewyraźny podpis, pomylić cyfrę przy sumowaniu minut czy przeoczyć jeden dzień, aby wypłata pracownika została źle naliczona. Takie sytuacje rodzą frustrację i niepotrzebne napięcia na linii pracownik-pracodawca.

Elektroniczne listy obecności eliminują czynnik ludzkiego błędu niemal do zera. System sam zlicza czas pracy, uwzględniając spóźnienia, nadgodziny czy wcześniejsze wyjścia. Algorytmy nie męczą się i nie mają gorszych dni, dlatego ich wyliczenia są precyzyjne co do minuty. Dla właściciela firmy oznacza to pewność, że płaci dokładnie za ten czas, który został przepracowany. Dla pracownika to gwarancja, że każda minuta jego wysiłku zostanie sprawiedliwie wynagrodzona.

Mniejsze ryzyko oszustw ze strony personelu

Tradycyjne listy obecności są niestety bardzo podatne na nadużycia. Tzw. buddy punching, gdzie jeden pracownik wpisuje na listę spóźnionego kolegę lub odbija za niego kartę, to w wielu firmach codzienność.

Elektroniczna lista obecności pracowników to skuteczna bariera dla tego typu praktyk. Nowoczesne systemy oferują szereg zabezpieczeń, które uniemożliwiają manipulację czasem pracy. Może to być weryfikacja za pomocą lokalizacji GPS przy pracy w terenie, czy nawet wykorzystanie unikalnych kodów QR. Dzięki temu masz pewność, że Jan Kowalski faktycznie jest w biurze lub u klienta w momencie, gdy rozpoczyna swój dzień pracy.

Mniej pracy dla działów HR

Specjaliści HR i managerowie mają na głowie mnóstwo ambitnych zadań. Powinni zajmować się rekrutacją talentów, budowaniem ścieżek kariery, dbaniem o well-being pracowników i strategią rozwoju firmy. Niestety, w rzeczywistości często toną w morzu papierologii. Zliczanie godzin z całego miesiąca, weryfikowanie zwolnień lekarskich i urlopów oraz ręczne wprowadzanie tych danych do systemu płacowego to strata dziesiątek godzin miesięcznie. Elektroniczne listy obecności pozwalają odzyskać czas specjalistów.

Wdrożenie e-list obecności to dla działu kadr prawdziwa rewolucja. Dzięki nim procesy, które zajmowały dni, teraz dzieją się niemal same. Oznacza to, że koniec miesiąca przestaje być stresującym wyścigiem z czasem.