W wielu małych i średnich firmach dane klientów nadal są przechowywane na komputerze właściciela, we wspólnych arkuszach albo w lokalnym programie. Daje to poczucie kontroli, bo pliki znajdują się „u nas”.
Nie oznacza to jednak, że są dobrze zabezpieczone. Dysk może zostać uszkodzony, skradziony lub zaszyfrowany przez złośliwe oprogramowanie. Pracownik może usunąć plik, a kopia zapasowa może być nieaktualna. Profesjonalny CRM w chmurze ogranicza te ryzyka, ponieważ bezpieczeństwo danych nie zależy od jednego komputera i pamięci użytkownika.
Mit bezpiecznego dysku lokalnego
Bezpieczne środowisko lokalne wymaga zabezpieczonego serwera, regularnych aktualizacji, kopii zapasowych, kontroli dostępu oraz stałego nadzoru nad infrastrukturą.
W mniejszych przedsiębiorstwach baza klientów często znajduje się na zwykłym komputerze, a backup jest wykonywany ręcznie. Jeśli kopia trafia na dysk podłączony do tego samego urządzenia, awaria lub atak mogą zniszczyć oba zestawy danych.
Problemem jest też dostęp pracowników. W arkuszach i folderach sieciowych trudno ustalić, kto może zobaczyć, zmienić lub usunąć informacje. Hasła bywają współdzielone, a uprawnienia byłych pracowników nie zawsze są odbierane.
Dobrze skonfigurowany system CRM online przenosi dane do uporządkowanego środowiska. Firma nadal odpowiada za sposób ich wykorzystywania, ale nie musi samodzielnie budować całego zaplecza technicznego.
Jak chronione są dane w systemie CRM online
Bezpieczeństwo chmury nie wynika z samego połączenia z internetem. Tworzy je kilka uzupełniających się zabezpieczeń.
Pierwszym jest szyfrowanie. W przypadku Firmao dane są zabezpieczane z wykorzystaniem standardu AES-256. Chroniona kryptograficznie jest również transmisja pomiędzy urządzeniem użytkownika a systemem.
Drugim elementem są automatyczne kopie zapasowe. W lokalnym środowisku ich wykonanie często zależy od konkretnej osoby. CRM oparty na chmurze realizuje backup według ustalonego harmonogramu, bez konieczności ręcznego kopiowania plików. Firmao wykonuje kopie zapasowe każdej nocy.
Znaczenie ma również redundancja geograficzna, czyli przechowywanie kopii w więcej niż jednej lokalizacji. Awaria pojedynczego urządzenia lub lokalizacji nie oznacza więc automatycznie utraty całej bazy.
System umożliwia także korzystanie z uwierzytelniania dwuskładnikowego. Administrator może wymagać 2FA od użytkowników organizacji, dzięki czemu samo poznanie loginu i hasła nie wystarczy do zalogowania się na konto. Możliwe jest również wymuszanie okresowej zmiany hasła.
Serwery w UE i zgodność z RODO
W CRM znajdują się nie tylko numery telefonów i adresy e-mail. Baza może obejmować historię rozmów, oferty, dokumenty i notatki dotyczące współpracy. Wybór dostawcy powinien więc uwzględniać miejsce oraz zasady przetwarzania informacji.
Firmao deklaruje, że powierzone dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Są przetwarzane na terytorium państw Unii Europejskiej lub innych krajów należących do EOG. Dostawca określa także zasady powierzenia przetwarzania danych, co ma znaczenie dla przedsiębiorcy będącego administratorem danych swoich klientów.
Korzystanie z programu zgodnego z RODO nie zwalnia firmy z jej obowiązków. Nadal trzeba nadawać dostęp wyłącznie upoważnionym osobom, usuwać konta byłych pracowników, stosować silne hasła i określić czas przechowywania informacji. Dobry system CRM w chmurze pozwala jednak realizować te zasady w bardziej uporządkowany sposób niż wspólny arkusz dostępny dla całego zespołu.
Bez instalacji i własnego serwera
CRM SaaS działa jako usługa dostępna przez internet. Użytkownik loguje się przez przeglądarkę lub aplikację mobilną, zamiast instalować program na każdym stanowisku i utrzymywać własny serwer.
Dla małej firmy oznacza to mniej obowiązków technicznych. Dostawca odpowiada za środowisko, a administrator po stronie firmy zarządza kontami pracowników i uprawnieniami.
Firmao jest programem działającym w chmurze, który nie wymaga instalacji. Z danych można korzystać przez przeglądarkę, a aplikacja mobilna jest dostępna na urządzenia z systemami Android i iOS.
Ten model ułatwia pracę poza biurem. Handlowiec może sprawdzić historię kontaktu przed spotkaniem, manager zobaczyć etap sprzedaży, a pracownik zdalny uzupełnić notatkę. Wszyscy korzystają z tej samej wersji danych.
Kiedy rozwiązanie lokalne ma sens
Chmura nie jest jedynym możliwym wyborem. System instalowany lokalnie może być uzasadniony w organizacji, która ma własny dział IT, szczególne wymagania dotyczące infrastruktury oraz zasoby potrzebne do utrzymywania serwerów.
Takie środowisko wymaga aktualizacji, monitoringu, zabezpieczeń sieciowych, kopii przechowywanych poza główną lokalizacją oraz procedur odtwarzania danych.
Dla wielu mniejszych przedsiębiorstw własny serwer okazuje się przerostem formy nad treścią. Firma ponosi koszty sprzętu i obsługi, a mimo to może nie osiągnąć poziomu ochrony dostępnego w profesjonalnej usłudze SaaS. W takim przypadku CRM online jest bardziej przewidywalny organizacyjnie.
Firmao jako polski CRM w modelu SaaS
Firmao łączy CRM, zarządzanie sprzedażą, zadaniami, projektami, ofertami i fakturowaniem w jednym środowisku online. Z punktu widzenia bezpieczeństwa istotne są szyfrowanie AES-256, nocne kopie zapasowe, redundancja geograficzna, możliwość stosowania 2FA oraz przetwarzanie danych na serwerach w UE.
Dla polskiej firmy znaczenie ma też dokumentacja w języku polskim i możliwość zawarcia zasad powierzenia przetwarzania danych z lokalnym dostawcą.
Wdrożenie systemu CRM online nie wymaga przenoszenia całego archiwum jednego dnia. Najlepiej zacząć od aktywnych klientów, ustalić role użytkowników, włączyć 2FA, a później importować kolejne dane.
Bezpieczeństwo to proces
Dane nie stają się bezpieczne tylko dlatego, że znajdują się na dysku w biurze. O ich ochronie decydują kopie zapasowe, szyfrowanie, kontrola dostępu, procedury i przygotowanie na awarię.
Profesjonalny system CRM w chmurze może zapewnić małej firmie rozwiązania, których samodzielne wdrożenie byłoby kosztowne i trudne. Nie usuwa wszystkich zagrożeń, ale ogranicza zależność od pojedynczego komputera, ręcznych backupów i wiedzy jednej osoby. To dlatego dobrze wybrany CRM w chmurze dla firm bywa bezpieczniejszy niż pozornie kontrolowany dysk stojący w firmowym biurze.
Najczęściej zadawane pytania
Czy CRM w chmurze może zostać zaatakowany?
Każdy system informatyczny może być celem ataku. Różnica polega na jakości zabezpieczeń, aktualizowaniu infrastruktury i szybkości reakcji. Użytkownik nadal powinien korzystać z silnego, unikalnego hasła i uwierzytelniania dwuskładnikowego.
Co się stanie, gdy zepsuje się komputer pracownika?
Dane w systemie CRM w chmurze nie są przechowywane wyłącznie na tym komputerze. Po naprawie lub wymianie urządzenia użytkownik może ponownie zalogować się do systemu. Jeśli sprzęt został zgubiony lub skradziony, należy jak najszybciej zabezpieczyć konto.
Czy CRM online wymaga działu IT?
W typowym modelu SaaS nie jest potrzebny własny administrator serwera. Firma powinna jednak wyznaczyć osobę odpowiedzialną za konta użytkowników, uprawnienia, jakość danych i zasady korzystania z programu.
Jak zwiększyć bezpieczeństwo po uruchomieniu CRM?
Warto włączyć 2FA, utworzyć osobne konto dla każdego pracownika, ograniczyć uprawnienia do potrzebnego zakresu i regularnie usuwać nieaktywne konta. Zespół powinien też wiedzieć, jak rozpoznawać fałszywe wiadomości i bezpiecznie się logować.
Norbert jest doświadczonym redaktorem specjalizującym się w tematyce ekonomii, finansów i zarządzania. Pasjonuje się analizą rynków finansowych oraz nowoczesnymi strategiami biznesowymi. Prywatnie miłośnik literatury ekonomicznej i aktywnego stylu życia, lubiący dzielić się wiedzą i inspirować innych do świadomego zarządzania swoimi finansami.
Dodaj komentarz