Żeby zatwierdzić fakturę czy podpisać umowę, często trzeba wymienić kilka e-maili, zadzwonić, odszukać ustalenia w korespondencji i przypomnieć się osobie decyzyjnej. W większej organizacji pochłania to wiele godzin miesięcznie. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów (EOD) można je zaoszczędzić. System ten automatycznie przekazuje zadania właściwym osobom, przypomina o terminach i pokazuje historię działań. Kiedy go wdrożyć i jakie ma możliwości?

Elektroniczny obieg dokumentów – od kiedy trzeba go wdrożyć?

Obecnie¹ nie ma powszechnego obowiązku wdrożenia EOD. Organizacje inwestują w taki system, ponieważ usprawnia on obsługę dokumentów i oszczędza czas poświęcany na przekazywanie ich między zarządem, pracownikami i partnerami.

Przepisy wymagają korzystania z systemów do obiegu dokumentów:

1. KSeF – do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Co do zasady obowiązek odbioru faktur istnieje od 1 lutego 2026 r., a ich wystawiania – od tej samej daty dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, z przejściowymi wyjątkami m.in. dla najmniejszych firm.
2. e-Doręczenia – do korespondencji elektronicznej, która ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wprowadzano etapami od 1 stycznia 2025 r. Od 1 października 2026 r. adres muszą mieć już wszystkie firmy wpisane do CEIDG lub rejestru przedsiębiorców KRS.

Korzystając z KSeF i e-Doręczeń, organizacja już uczestniczy w elektronicznym obiegu dokumentów. System EOD ma jednak szersze zastosowanie, bo obejmuje również ich dalszą obsługę wewnątrz firmy lub instytucji. Pozwala m.in. kierować faktury do akceptacji, uzgadniać treść umów czy rozliczać delegacje. Obsługuje zarówno dokumenty otrzymane z zewnątrz, jak i wnioski oraz materiały tworzone przez pracowników.

¹ Stan na 6.10.2026.

Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie

Dodatkowym przepisom dotyczącym pracy z dokumentacją podlega administracja publiczna. Instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r., pozwala objętym nią urzędom prowadzić sprawy tradycyjnie lub w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

W trybie EZD pracownicy wykonują czynności kancelaryjne i dokumentują przebieg spraw w systemie teleinformatycznym. Do takiej pracy może służyć EOD, o ile spełnia wymagania kancelaryjne i archiwalne właściwe dla danej instytucji.

Ministerstwo Cyfryzacji planuje wprowadzić obowiązek stosowania systemów klasy EZD najwcześniej w 2029 roku².

² Za: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w systemie EZD RP, Transformacja cyfrowa administracji publicznej dzięki upowszechnianiu EZD RP. Relacja z konferencji, https://www.gov.pl/web/ezd-rp/transformacja-cyfrowa-administracji-publicznej-dzieki-upowszechnianiu-ezd-rp-relacja-z-konferencji (dostęp 5.10.2026).

Jak działa elektroniczny system obiegu dokumentów?

Do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów służą gotowe aplikacje, moduły ERP oraz rozwiązania budowane na platformach low-code. Te ostatnie pozwalają projektować formularze, etapy pracy i zasady akceptacji za pomocą narzędzi graficznych, bez programowania każdego elementu od podstaw.

Przykładem systemu EOD opartego na platformie low-code jest nAxiom DMS. Organizacja może wdrożyć w nim gotowe obiegi faktur, umów czy wniosków zakupowych i dopasować je do swoich procedur lub stworzyć własne procesy od podstaw. Rozwiązanie obsługuje dokumenty od rejestracji i odczytu danych, przez akceptację i podpis, po archiwizację. Obsługę dokumentów wspierają współpracujące ze sobą moduły i funkcje: Document, MailMonitor, Workflow i eSign.

1. Rejestracja dokumentów i odczyt danych

Do systemu można wprowadzać dokumenty z różnych źródeł, m.in. faktury z KSeF, skany papierowych pism i korespondencję e-mail. Moduł Document Manager rozpoznaje i odczytuje dane z tekstu i obrazu, dzięki czemu pracownicy nie muszą przepisywać wszystkich informacji ręcznie. MailMonitor przetwarza przychodzące e-maile i umożliwia ich dalszą obsługę w systemie.

2. Opiniowanie i akceptacja

Moduł Workflow Manager przekazuje dokumenty kolejnym osobom zgodnie z procedurami organizacji. Ścieżka obiegu zależy od ustalonych kryteriów, takich jak rodzaj sprawy, dział czy kwota.

Obieg można skonfigurować np. tak, aby:

• projekt umowy trafiał najpierw do działu prawnego, a dopiero po uzgodnieniu treści do osoby, która ją podpisze;
• wniosek zakupowy wymagał zgody kierownika, a powyżej określonej kwoty – również dyrektora;
• każdą fakturę, zanim trafi ona do księgowości, sprawdzała osoba odpowiedzialna za zakup.

Zależności te można zapisać w tabelach decyzyjnych zgodnych ze standardem DMN (Decision Model and Notation), które określają, jakie działanie ma nastąpić po spełnieniu danego warunku.

Uprawnieni użytkownicy widzą etap sprawy i osobę odpowiedzialną za kolejny krok. O zadaniach oczekujących na wykonanie przypominają automatyczne powiadomienia.

3. Wersje, podpisy i współpraca z innymi systemami

nAxiom zachowuje kolejne wersje dokumentu i pozwala je porównywać. Po uzgodnieniu treści dokument można podpisać za pomocą eSign, który obsługuje kwalifikowane podpisy i pieczęcie elektroniczne. System można zintegrować z ERP i pozostałymi systemami dziedzinowymi, żeby przekazywać dane między aplikacjami, np. przesłać zaakceptowaną fakturę do systemu finansowo-księgowego. Takie połączenie nie wymaga ingerencji w kod źródłowy dotychczasowego oprogramowania.

4. Przechowywanie i wyszukiwanie

Po zakończeniu sprawy dokumenty pozostają w cyfrowym repozytorium wraz z historią obsługi. Dzięki wyszukiwarce łatwo wrócić do wcześniejszych ustaleń lub sprawdzić, kto zatwierdził dany dokument. Które pliki dany użytkownik może przeglądać i edytować, określają nadane uprawnienia.

5. Dostosowanie obiegu do zmian w firmie

Gdy organizacja zmienia zasady akceptacji wydatków lub wprowadza dodatkową ocenę prawną umów, odpowiednie reguły można zmodyfikować w graficznym interfejsie Workflow Managera. Osoby znające procedury organizacji mogą samodzielnie dodawać i zmieniać etapy pracy bez pisania kodu.

nAxiom automatycznie synchronizuje również dane o użytkownikach, rolach i strukturze organizacyjnej. Pomaga to dostosować ścieżki akceptacji do zmian kadrowych i aktualnego podziału odpowiedzialności.

Jakie korzyści przynosi elektroniczny obieg dokumentów?

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów to przede wszystkim oszczędność czasu, łatwiejsza współpraca i niższe koszty obsługi dokumentacji.

• Pracownicy rzadziej przepisują dane, przesyłają pliki i kontaktują się ze sobą tylko po to, żeby ustalić status sprawy.
• Osoby z różnych oddziałów lub pracujące zdalnie mają dostęp do dokumentów i mogą je zatwierdzać bez wizyty w biurze.
• Powiadomienia pomagają dopilnować terminów płatności, akceptacji i odpowiedzi na pisma.
• Historia czynności ułatwia przygotowanie do audytu – pozwala odtworzyć przebieg sprawy i sprawdzić, kto podjął daną decyzję.
• Ograniczenie papierowej dokumentacji zmniejsza wydatki na druk, przesyłki i przechowywanie akt.

FAQ