Kiedy outsourcing operacji magazynowych się nie zwróci – cztery sytuacje, w których lepsza jest praca tymczasowa

Są magazyny, w których TM Solutions w ogóle nie proponuje outsourcingu procesowego: jeśli nie może postawić na magazynie klienta własnego koordynatora, kieruje go na pracę tymczasową. To jedna z czterech sytuacji, w których model procesowy nie ma się jak zwrócić. Każdą rozpoznasz przed podpisaniem umowy, jeszcze zanim zapytasz dostawców o ofertę.

Spis treści

Outsourcing operacji magazynowych: cztery warunki, żeby się zwrócił
Sytuacja pierwsza: chcesz sam kierować ludźmi
Sytuacja druga i trzecia: procesu nie da się wyodrębnić albo zmierzyć
Sytuacja czwarta: dostawca nie ma kogo postawić na Twojej hali
Praca tymczasowa: zaplanowana przed sezonem albo jako etap przed outsourcingiem

Outsourcing operacji magazynowych: cztery warunki, żeby się zwrócił

Outsourcing usług magazynowych zwraca się, gdy zgadzają się cztery warunki: proces ma wyraźne granice, jego efekt można zmierzyć, dostawca sam kieruje zespołem i ma na miejscu własnego koordynatora. Wtedy firma zewnętrzna przejmuje fragment operacji w magazynie, na przykład kompletację, pakowanie albo kontrolę jakości, i odpowiada za wynik według uzgodnionych wskaźników.

Tym outsourcing procesowy różni się od pracy tymczasowej. Przy pracy tymczasowej agencja zatrudnia ludzi, a Twoja firma sama nimi kieruje i odpowiada za to, ile i jak dobrze zrobią. Przy outsourcingu procesów kupujesz wynik, a kierowanie zespołem zostaje po stronie dostawcy.

Inna jest też jednostka rozliczenia. Firma TM Solutions, która przejmuje kompletację, pakowanie i kontrolę jakości na hali klienta, rozlicza outsourcing procesowy stawką za operację, a pracę tymczasową stawką godzinową. Stawka za operację działa tylko tam, gdzie operację można policzyć i przypisać jednemu zespołowi. Każdy brakujący warunek otwiera jedną z sytuacji opisanych niżej.

Sytuacja pierwsza: chcesz sam kierować ludźmi

Jeśli Twój kierownik zmiany ma wydawać polecenia, ustalać grafik i tempo pracy, potrzebujesz pracy tymczasowej. Outsourcing procesowy zakłada, że tę rolę przejmuje dostawca.

TM Solutions rozpoznaje tę sytuację po tym, jak klient opisuje swoje potrzeby: mówi o outsourcingu, ale chce rozliczać roboczogodziny i wpinać ludzi we własną strukturę. W ocenie firmy taki klient nie chce oddać kontroli, chce oddać formalności.

To zrozumiała potrzeba i ma swoją formę prawną. Agencja pracy tymczasowej przejmuje kadry, płace i legalizację, a polecenia nadal wydaje Twój kierownik. Przy pracownikach z zagranicy, którzy potrzebują zezwolenia albo oświadczenia, kierowanie ich do pracy pod kierownictwem innej firmy jest od 1 czerwca 2025 r. możliwe tylko przez agencję pracy tymczasowej (ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621).

Umowa outsourcingowa w takiej sytuacji niczego nie zmienia na hali. Dokłada za to dokument, który opisuje inny podział odpowiedzialności niż ten, który działa naprawdę.

Sytuacja druga i trzecia: procesu nie da się wyodrębnić albo zmierzyć

Proces nie nadaje się do przekazania, gdy nie ma granic. Typowy przykład to mniejszy magazyn, w którym ci sami ludzie w ciągu jednej zmiany rozładowują dostawę, kompletują towar, pomagają przy inwentaryzacji i porządkują strefę. Nie sposób wtedy wskazać, gdzie kończy się zadanie dostawcy, a zaczyna praca Twojego zespołu, a bez tej granicy nie wiadomo, kto odpowiada za opóźnienie.

Druga przeszkoda to efekt, którego nikt nie liczy. Jeśli firma nie wie, ile zamówień skompletowano wczoraj i ile z nich miało błąd, nie ma od czego liczyć stawki za operację ani wskaźnika jakości.

Jak wygląda mierzalny efekt, pokazują progi, które TM Solutions podaje jako punkt odniesienia do oceny partnera outsourcingowego: poprawność kompletacji powyżej 98%, obsadzenie zastępstw powyżej 95% i rotacja poniżej 5% miesięcznie. Progi służą do oceny wyniku, a żeby z nich skorzystać, firma musi już dziś mierzyć to, co chce przekazać.

Obie przeszkody można usunąć. Dopóki jednak istnieją, uczciwszym modelem współpracy jest praca tymczasowa.

Sytuacja czwarta: dostawca nie ma kogo postawić na Twojej hali

Odpowiedzialność za wynik wymaga kogoś, kto na miejscu przejmuje zarządzanie zespołem i organizuje zastępstwa przy absencjach na zmianie. Jeśli dostawca nie postawi w danej lokalizacji własnego koordynatora i zaplecza, model procesowy jest fikcją po jego stronie: na papierze odpowiada za wynik, a na hali zespołem kieruje Twój kierownik.

Dlatego TM Solutions traktuje obecność koordynatora jako warunek wejścia do projektu; według danych firmy na miejscu u klientów pracuje 15 jej koordynatorów. Gdy tego warunku nie można spełnić, firma proponuje pracę tymczasową jako agencja pracy tymczasowej z wpisem do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ) nr 30839. Jak przy przejęciu procesu wyglądają KPI i raportowanie, opisuje na stronie o outsourcingu operacji magazynowych.

Przy rozmowie z dostawcą outsourcingu usług magazynowych zapytaj więc wprost: kto konkretnie będzie na Twojej hali, od którego dnia i komu raportuje? Gdy słyszysz, że „koordynator dojedzie, gdy będzie potrzebny”, rozmawiasz o pracy tymczasowej, niezależnie od nazwy oferty.

Praca tymczasowa: zaplanowana przed sezonem albo jako etap przed outsourcingiem

Pracę tymczasową na sezon planuje się co najmniej 6–8 tygodni przed jego startem; tyle czasu na przygotowania zaleca TM Solutions. Ta sama firma jako najczęstszy błąd wskazuje telefon do agencji pracy tymczasowej dopiero wtedy, gdy luka już jest: sezon ruszył, absencje się spiętrzyły, a zlecenie przychodzi „na wczoraj”, na obsadę większą, niż można dobrze wdrożyć. Dalej sprawy idą w przewidywalnej kolejności: wdrożenie zostaje skrócone, rosną błędy jakościowe, startuje rotacja, a na końcu zaczynają się spory o odpowiedzialność.

Praca tymczasowa może być też etapem wstępnym przed outsourcingiem. Przez pierwsze miesiące Twoja firma kieruje zespołem sama, ale w tym czasie wydziela proces magazynowy, który nadaje się do przekazania, i zaczyna go mierzyć: liczbę operacji na zmianę, odsetek błędów, obsadzenie zastępstw. Po kilku miesiącach ma dane, na których dostawca może oprzeć stawkę za operację, a zarząd widzi, czy oddanie kontroli się opłaca.

Nasz wynik

Kliknij, żeby ocenić!

[Total: 0 Average: 0]

Norbert Zalewski

Więcej postów

Norbert jest doświadczonym redaktorem specjalizującym się w tematyce ekonomii, finansów i zarządzania. Pasjonuje się analizą rynków finansowych oraz nowoczesnymi strategiami biznesowymi. Prywatnie miłośnik literatury ekonomicznej i aktywnego stylu życia, lubiący dzielić się wiedzą i inspirować innych do świadomego zarządzania swoimi finansami.

bankbiznes