Prowadzenie fundacji kojarzy się przede wszystkim z realizacją celów społecznych, edukacyjnych, kulturalnych czy charytatywnych. Z punktu widzenia finansów jest to jednak również organizacja, która musi prawidłowo dokumentować swoje operacje, prowadzić księgowość i wywiązywać się z obowiązków sprawozdawczych.

Dotacja, darowizna, składka czy wydatek na realizację projektu nie są po prostu wpływem lub przelewem z rachunku. Każda operacja powinna znaleźć właściwe odzwierciedlenie w dokumentacji i księgach fundacji. Dodatkowe obowiązki mogą pojawić się wtedy, gdy organizacja prowadzi działalność odpłatną albo gospodarczą, zatrudnia pracowników lub realizuje projekty finansowane ze środków zewnętrznych.

Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

Fundacja również musi prowadzić księgowość

Brak nastawienia na zysk nie oznacza braku obowiązków księgowych. Fundacja posiada majątek, otrzymuje środki i ponosi wydatki, dlatego operacje finansowe muszą być odpowiednio ewidencjonowane.

Księgowość pozwala ustalić m.in., skąd pochodziły pieniądze, na co zostały przeznaczone, jakie zobowiązania posiada organizacja oraz jak wygląda jej sytuacja finansowa.

Ma to znaczenie nie tylko z punktu widzenia obowiązków wynikających z przepisów. Dane księgowe są potrzebne również zarządowi fundacji, grantodawcom, darczyńcom czy instytucjom finansującym konkretne projekty.

Szczególnie istotne jest prawidłowe przyporządkowanie przychodów i kosztów do poszczególnych rodzajów działalności oraz źródeł finansowania.

Skąd fundacja może otrzymywać pieniądze?

Źródła finansowania fundacji mogą być bardzo różne. Organizacja może korzystać między innymi z:

• darowizn od osób fizycznych i firm,
• dotacji i grantów,
• środków przekazywanych na realizację konkretnych projektów,
• zbiórek,
• działalności odpłatnej,
• działalności gospodarczej, jeśli jest prowadzona,
• innych źródeł przewidzianych dla danej organizacji.

Z księgowego punktu widzenia ważne jest nie tylko to, ile pieniędzy wpłynęło na rachunek, ale również z jakiego tytułu i na jakich zasadach można je wykorzystać.

Przykładowo środki otrzymane w ramach dotacji mogą być przeznaczone na ściśle określony cel. Organizacja powinna więc posiadać dokumentację umożliwiającą wykazanie, że zostały wydane zgodnie z warunkami finansowania.

Darowizna i dotacja to nie to samo

W codziennym funkcjonowaniu fundacji różne wpływy mogą wyglądać podobnie – ostatecznie pieniądze trafiają na rachunek bankowy organizacji. Z punktu widzenia księgowości ich charakter może być jednak zupełnie inny.

Darowizna jest przekazaniem środków przez darczyńcę, natomiast dotacja jest zazwyczaj związana z określonym programem, umową, budżetem i zasadami rozliczenia.

W przypadku projektu finansowanego z dotacji konieczne może być prowadzenie odpowiedniej ewidencji kosztów, przechowywanie określonych dokumentów oraz przygotowanie rozliczenia dla podmiotu finansującego.

Dlatego już w momencie otrzymania środków warto wiedzieć, na jakiej podstawie zostały przekazane i jakie obowiązki wynikają z ich przyjęcia.

Dlaczego sposób finansowania wpływa na księgowość?

W firmie podstawowym źródłem przychodów jest zazwyczaj sprzedaż towarów lub usług. W fundacji struktura finansowania może być znacznie bardziej zróżnicowana.

W jednym miesiącu organizacja może otrzymać darowizny, środki z grantu i przychody z działalności odpłatnej, a jednocześnie ponosić wydatki związane z kilkoma projektami.

Właśnie dlatego prawidłowo prowadzona księgowość fundacji powinna uwzględniać nie tylko bieżące dokumenty księgowe, ale również specyfikę działalności organizacji, źródła jej finansowania oraz sposób wykorzystania otrzymanych środków.

Dzięki temu można później ustalić, które wydatki były związane z konkretnym projektem, z jakich pieniędzy zostały sfinansowane oraz czy wykorzystano je zgodnie z ich przeznaczeniem.

Działalność nieodpłatna, odpłatna i gospodarcza

Fundacja może realizować swoje cele na różne sposoby. Z punktu widzenia finansów istotne jest rozróżnienie charakteru prowadzonej działalności.

Organizacja może prowadzić działalność nieodpłatną, a po spełnieniu odpowiednich warunków również działalność odpłatną pożytku publicznego. Fundacja może także prowadzić działalność gospodarczą, jeżeli przewidują to jej zasady działania i zostały spełnione wymagane formalności.

Rozróżnienie tych obszarów ma znaczenie dla prawidłowego prowadzenia ewidencji.

Jeżeli fundacja jednocześnie realizuje bezpłatne projekty społeczne i prowadzi działalność generującą przychody, księgowość powinna pozwalać na odpowiednie przyporządkowanie operacji do właściwych rodzajów działalności.

Koszt fundacji powinien być odpowiednio udokumentowany

Sam fakt dokonania płatności z rachunku fundacji nie wystarcza jeszcze do prawidłowego ujęcia wydatku.

Potrzebny jest dokument potwierdzający operację i pozwalający ustalić jej charakter. W zależności od sytuacji może to być faktura, rachunek, umowa, lista płac, rozliczenie podróży lub inny dowód księgowy.

Dokumentacja jest szczególnie ważna przy wydatkach finansowanych z dotacji i grantów. Umowa dotycząca projektu może określać nie tylko rodzaje kosztów, które można pokryć, ale również sposób ich dokumentowania.

Dlatego zasady obiegu dokumentów warto ustalić jeszcze przed rozpoczęciem większego projektu.

Co z podatkiem CIT?

Fundacja jako osoba prawna podlega przepisom dotyczącym podatku dochodowego od osób prawnych. Nie oznacza to jednak automatycznie, że każdy dochód organizacji będzie opodatkowany w taki sam sposób.

Znaczenie może mieć między innymi źródło środków, sposób ich wykorzystania oraz możliwość zastosowania przewidzianego prawem zwolnienia.

W praktyce wymaga to odpowiedniego ewidencjonowania przychodów i kosztów. Bez prawidłowo prowadzonych ksiąg trudno wykazać, skąd pochodziły środki i na jaki cel zostały przeznaczone.

Dlatego decyzje dotyczące wydawania pieniędzy fundacji powinny być analizowane nie tylko pod kątem dostępnego budżetu, ale również konsekwencji księgowych i podatkowych.

Kiedy pojawia się VAT?

Samo posiadanie statusu fundacji nie przesądza o sposobie rozliczania VAT.

Znaczenie ma przede wszystkim charakter wykonywanych czynności. Organizacja zajmująca się wyłącznie działalnością nieodpłatną znajduje się w innej sytuacji niż fundacja, która sprzedaje towary lub świadczy odpłatne usługi.

Jeżeli pojawiają się czynności odpłatne, warto ustalić ich charakter oraz sprawdzić, jakie konsekwencje podatkowe się z nimi wiążą.

Szczególnej uwagi mogą wymagać organizacje łączące kilka rodzajów działalności, ponieważ sposób rozliczenia poszczególnych operacji nie zawsze będzie identyczny.

Wynagrodzenia i współpraca z innymi osobami

Fundacja może zatrudniać pracowników oraz współpracować z osobami wykonującymi określone zadania na podstawie umów cywilnoprawnych.

Pojawiają się wtedy kolejne obowiązki związane z naliczaniem wynagrodzeń, podatkiem dochodowym, ubezpieczeniami społecznymi i dokumentacją.

W przypadku projektów finansowanych ze środków zewnętrznych dodatkowo może być konieczne przypisanie kosztu wynagrodzenia do konkretnego projektu.

Im więcej osób współpracuje z organizacją, tym większe znaczenie ma uporządkowany przepływ informacji pomiędzy zarządem, osobami odpowiedzialnymi za projekty i księgowością.

Sprawozdawczość nie zaczyna się pod koniec roku

Jednym z częstszych błędów jest traktowanie sprawozdawczości jako zadania, którym można zająć się dopiero po zakończeniu roku.

W rzeczywistości jakość sprawozdania zależy od tego, jak księgowość była prowadzona przez cały okres.

Jeżeli dokumenty są kompletne, operacje prawidłowo opisane, a koszty odpowiednio przyporządkowane, przygotowanie rocznego sprawozdania jest znacznie prostsze.

Problemy pojawiają się wtedy, gdy dopiero przy zamknięciu roku trzeba ustalać, czego dotyczył przelew sprzed kilku miesięcy, do którego projektu należała faktura albo na jakiej podstawie organizacja otrzymała określone środki.

Najczęstsze problemy w księgowości fundacji

W praktyce wiele trudności nie wynika ze skomplikowanych operacji finansowych, ale z braku uporządkowanych procedur.

Do typowych problemów należą:

• brak dokumentów potwierdzających część wydatków,
• nieprawidłowe opisywanie operacji,
• mieszanie kosztów różnych projektów,
• brak wyodrębnienia źródeł finansowania,
• przekazywanie dokumentów do księgowości z dużym opóźnieniem,
• brak informacji o warunkach otrzymanej dotacji,
• niewłaściwe przyporządkowanie kosztów do rodzaju działalności,
• brak bieżącej kontroli wykorzystania budżetu projektu.

Wiele z tych problemów można ograniczyć poprzez ustalenie prostych zasad jeszcze na początku działalności lub przed rozpoczęciem nowego projektu.

Dobra księgowość pomaga również zarządzać fundacją

Księgowość organizacji nie powinna być traktowana wyłącznie jako obowiązek związany z urzędem skarbowym lub przygotowaniem rocznego sprawozdania.

Dane finansowe pokazują zarządowi, ile środków pozostaje do wykorzystania, jakie zobowiązania trzeba uregulować, ile kosztują poszczególne projekty i czy organizacja posiada wystarczające środki na dalszą działalność.

Jest to szczególnie istotne w fundacjach korzystających z kilku źródeł finansowania jednocześnie.

Dobrze uporządkowana księgowość pozwala szybko odpowiedzieć na podstawowe pytania: ile pieniędzy pozostało z konkretnej dotacji, jakie koszty poniesiono w ramach projektu, jakie zobowiązania są jeszcze do zapłaty i jaka część środków może zostać przeznaczona na kolejne działania.

W tym sensie księgowość nie jest jedynie formalnością. Jest również narzędziem, które pozwala zarządowi podejmować decyzje na podstawie rzeczywistej sytuacji finansowej organizacji.