Dobrze dobrana drukarka fiskalna przyspiesza obsługę przy kasie, współpracuje bez problemów z programem sprzedażowym i przez lata nie sprawia kłopotów. Przy zakupie warto jednak spojrzeć dalej niż na cenę i markę. W artykule wyjaśniamy, czym drukarka fiskalna różni się od kasy, jak sprawdzić jej współpracę z oprogramowaniem, na co wpływa prędkość wydruku i szerokość papieru, jak dobrać model do rodzaju działalności oraz jakie koszty trzeba uwzględnić poza samym zakupem.
- Czym różni się drukarka fiskalna od kasy fiskalnej?
- Jak zapewnić współpracę drukarki fiskalnej z programem sprzedażowym?
- Jak prędkość wydruku wpływa na obsługę klientów?
- Jak szerokość papieru wpływa na funkcjonalność wydruków?
- Jak dobrać drukarkę fiskalną do rodzaju prowadzonej działalności?
- Jakie parametry techniczne wpływają na trwałość i wygodę użytkowania?
- Jakie są koszty zakupu, serwisu i eksploatacji drukarki fiskalnej?
Czym różni się drukarka fiskalna od kasy fiskalnej?
Kasa fiskalna działa samodzielnie. Ma własną klawiaturę, wyświetlacz i bazę towarów, więc sprzedawca może rejestrować sprzedaż bez komputera. Drukarka fiskalna nie działa sama, tylko wymaga podłączenia do komputera, tabletu lub terminala POS z programem sprzedażowym, magazynowym albo systemem CRM. To program przesyła do drukarki dane transakcji, a drukarka zapisuje je w pamięci fiskalnej, drukuje paragon i, w wersji online, przekazuje dane do Centralnego Repozytorium Kas.
Ta różnica przekłada się na zastosowanie. Kasa sprawdza się w mniejszych punktach z niewielkim asortymentem i prostą obsługą. Drukarka jest naturalnym wyborem tam, gdzie sprzedaż prowadzi się w programie, na przykład w sklepie z dużą bazą towarów, gastronomii z systemem POS czy firmie, która chce mieć sprzedaż, magazyn i rozliczenia w jednym systemie. Pamięć towarów w drukarkach sięga, w zależności od modelu, od 100 tysięcy do nawet miliona pozycji.
Jak zapewnić współpracę drukarki fiskalnej z programem sprzedażowym?
Przed zakupem trzeba sprawdzić, czy program sprzedażowy obsługuje wybrany model. Drukarki komunikują się z oprogramowaniem za pomocą protokołów, a najczęściej spotykane to protokół Posnet/Thermal oraz protokół Novitus i XML. Większość programów sprzedażowych obsługuje popularne protokoły, ale listę zgodnych urządzeń najlepiej sprawdzić w dokumentacji programu lub zapytać sprzedawcę.
Drugą kwestią jest sposób podłączenia. Drukarki sklepowe mają zwykle złącza USB, LAN i RS232, a część modeli może dodatkowo korzystać z Wi-Fi lub Bluetooth, często po zastosowaniu modułu rozszerzeń. Połączenie przewodowe sprawdza się przy stałym stanowisku kasowym, a bezprzewodowe tam, gdzie drukarka współpracuje z tabletem lub telefonem, na przykład przy sprzedaży mobilnej. Jeśli masz wątpliwości, czy drukarka będzie współpracować z Twoim systemem, sklep ESC SA sprawdza zgodność przed zakupem i dobiera model do liczby transakcji.
Jak prędkość wydruku wpływa na obsługę klientów?
Prędkość wydruku podaje się w milimetrach na sekundę lub w liniach na sekundę. Najszybsze drukarki sklepowe drukują z prędkością około 300 mm/s, a modele mobilne są zwykle wolniejsze. W sklepie z dużym ruchem różnica przy jednym paragonie wynosi ułamki sekundy, ale przy kilkuset transakcjach dziennie i długich paragonach przekłada się na krótsze kolejki i płynniejszą pracę kasjera.
Szybka drukarka ma największe znaczenie w supermarketach, drogeriach, piekarniach czy punktach gastronomicznych w godzinach szczytu. W mniejszym sklepie lub punkcie usługowym, gdzie paragonów jest mniej, ważniejsze mogą być rozmiar urządzenia, wygoda obsługi czy praca na akumulatorze. Prędkość warto więc dobrać do realnej liczby transakcji, a nie wybierać najszybszego modelu na zapas.
Jak szerokość papieru wpływa na funkcjonalność wydruków?
Drukarki fiskalne pracują na papierze termicznym o szerokości 57 mm lub 80 mm, a część modeli obsługuje obie szerokości. Węższy papier stosuje się głównie w urządzeniach mobilnych i kompaktowych. Szerszy jest standardem w drukarkach sklepowych, bo mieści więcej znaków w wierszu. Dzięki temu nazwy produktów są pełniejsze i czytelniejsze, a paragon krótszy.
Rolka 80 mm daje też więcej miejsca na elementy dodatkowe, takie jak logo w nagłówku czy kod QR na dokumentach niefiskalnych, na przykład kuponach rabatowych lub informacji o programie lojalnościowym. Przy wyborze szerokości warto uwzględnić dostępne miejsce na ladzie i koszt materiałów eksploatacyjnych, bo szersze rolki są droższe, ale wymienia się je rzadziej.
Jak dobrać drukarkę fiskalną do rodzaju prowadzonej działalności?
Wybór modelu zależy przede wszystkim od tego, gdzie i jak prowadzisz sprzedaż. Profesjonalny sklep z drukarkami fiskalnymi Escsa dzieli urządzenia na trzy główne grupy:
-
sklepowe drukarki fiskalne, przeznaczone na stałe stanowiska kasowe w handlu i gastronomii, z szybkim wydrukiem, papierem 80 mm i dużą bazą towarów,
-
mobilne drukarki fiskalne, lekkie i zasilane akumulatorem, dla osób pracujących w terenie, w punktach sezonowych i małych lokalach,
-
apteczne drukarki fiskalne, które dodatkowo spełniają wymogi związane z rozliczeniami z Narodowym Funduszem Zdrowia.
W ofercie znajdują się modele producentów Elzab, Novitus i Posnet. Przy wyborze konkretnego urządzenia warto zwrócić uwagę na liczbę obsługiwanych towarów, długość nazwy produktu na paragonie i możliwość podłączenia szuflady kasowej. W przypadku drukarek mobilnych kluczowa jest pojemność akumulatora, czyli to, ile paragonów wydrukuje urządzenie na jednym ładowaniu.
Jakie parametry techniczne wpływają na trwałość i wygodę użytkowania?
Współczesne drukarki fiskalne drukują termicznie, więc pracują cicho i nie wymagają tuszu ani taśm barwiących. O wygodzie codziennej pracy decyduje między innymi mechanizm ładowania papieru typu drop-in, w którym rolkę wystarczy włożyć do komory i zamknąć pokrywę. Automatyczny obcinacz, w niektórych modelach ceramiczny, odcina paragon bez szarpania papieru.
Ważna jest też kopia elektroniczna. Drukarki online zapisują kopie wydruków w pamięci chronionej, na przykład na karcie SD, więc nie trzeba przechowywać papierowych kopii paragonów. Przy dłuższym użytkowaniu znaczenie mają jakość obudowy i trwałość głowicy drukującej, a w drukarkach mobilnych także odporność na upadki i czas pracy na akumulatorze.
Jakie są koszty zakupu, serwisu i eksploatacji drukarki fiskalnej?
Cena drukarki zależy od jej rodzaju, prędkości wydruku, dostępnych złączy i producenta. Popularne modele sklepowe w ofercie ESC SA kosztują zwykle od około 2 do ponad 3 tysięcy złotych netto, a aktualne ceny i promocje warto sprawdzić przed zakupem. Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie sprzedaży, mogą skorzystać z ulgi na zakup urządzenia fiskalnego online. Wynosi ona 90% ceny netto, nie więcej niż 700 zł na jedno urządzenie, i przysługuje także na drukarki fiskalne online. Poza zakupem trzeba uwzględnić:
-
fiskalizację urządzenia przed rozpoczęciem sprzedaży, którą ESC SA wykonuje w cenie drukarki,
-
obowiązkowy przegląd techniczny co najmniej raz na dwa lata,
-
stałe połączenie z internetem, potrzebne do przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas,
-
zakup rolek papieru termicznego,
-
ewentualny koszt integracji z programem sprzedażowym i szkolenia pracowników.
Warto pamiętać, że brak przeglądu technicznego lub połączenia z CRK może oznaczać konieczność zwrotu otrzymanej ulgi. Dlatego przy zakupie dobrze od razu wybrać serwis, który zajmie się przeglądami i pomocą techniczną.
Norbert jest doświadczonym redaktorem specjalizującym się w tematyce ekonomii, finansów i zarządzania. Pasjonuje się analizą rynków finansowych oraz nowoczesnymi strategiami biznesowymi. Prywatnie miłośnik literatury ekonomicznej i aktywnego stylu życia, lubiący dzielić się wiedzą i inspirować innych do świadomego zarządzania swoimi finansami.
Dodaj komentarz